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QuickBooks est tarifé selon le nombre d'utilisateurs qui auront accès simultané au programme. Un propriétaire de petite entreprise paie donc des frais supplémentaires pour permettre à ses employés , à savoir les utilisateurs, afin de pouvoir saisir des transactions dans le logiciel financier de l'entreprise. Le propriétaire de l'entreprise agit en tant que «Administrateur» sur tous ces utilisateurs, le maintien d'un certain niveau de contrôle , afin d' empêcher les utilisateurs d'accéder à l'information qui est nécessaire ou approprié pour eux de voir . Instructions
1 Ouvrez l'option " Configurer des utilisateurs " dans QuickBooks. Cliquez sur le bouton « Société» dans la barre de menu du haut , et faites défiler jusqu'à l'option " Configurer des utilisateurs et mots de passe " . Lorsque le menu latéral s'ouvre, choisissez l'option " Configurer des utilisateurs " . La fenêtre Liste de l'utilisateur possède une liste de tous les comptes utilisateur créé précédemment. S'il n'y a pas d'utilisateurs, le "Admin" sera le seul inscrit .
2 Entrez le nom d'utilisateur de la personne que vous souhaitez créer en tant qu'utilisateur. Si vous êtes limité dans le nombre de licences , vous pouvez créer un nom d'utilisateur pour une zone spécifique de votre entreprise plutôt que pour un individu. Par exemple, créez un utilisateur nommé "Register" pour tous les associe des ventes et un autre nommé «entrepôt» pour tous les travailleurs en coulisse .
3 Entrez un mot de passe unique pour chaque utilisateur. Gardez une trace de chaque nom d'utilisateur et son mot de passe dans un endroit sûr . Ne laissez pas les utilisateurs attribuent leurs propres mots de passe , ce sont pour le but de garder les employés dans les différents domaines d'accéder à l' identification de l'utilisateur d'un autre employé . Cliquez sur le bouton "Suivant" pour modifier l'accès d'un utilisateur aux différentes zones de QuickBooks.
4 créer une liste des différents domaines de votre entreprise et les différents employés qui doivent avoir accès au fichier QuickBooks . Le travail de l' employé effectue devrait régir les domaines de QuickBooks , il est autorisé à entrer
5 Choisissez les "zones sélectionnées de QuickBooks " option, puis sur "Suivant". Le premier domaine est "Les ventes et les débiteurs. " Pour chaque domaine , il ya trois options, " Pas d'accès" " Full Access " et " accès sélectif " . Caissiers et qui entrent dans les transactions avec les clients doivent seulement « accès sélectif », sauf si l'utilisateur est un gestionnaire .
Sous " accès sélectif " les options sont de permettre à l'utilisateur de " créer des transactions uniquement », à « créer et imprimer transactions ", et de " créer des transactions et créer des rapports " . Un caissier peut avoir besoin de créer et d'imprimer des transactions , mais pas créer des rapports. Cette fonctionnalité peut être réservé pour managment .
6 Cliquez sur le bouton "Suivant" . Le deuxième domaine est «Achats et comptes à payer. " Cette zone est généralement réservé pour la comptabilité et le personnel de bureau. C'est pour la saisie et le paiement des factures , la saisie frais de carte de crédit et de bons d'achat. Choisissez le niveau " Pas d'accès" pour tous, mais le personnel du bureau , puis cliquez sur "Suivant".
7 Regardez votre liste d'employés et de déterminer si l'un d' entre eux doivent être capable d'écrire ou imprimer des chèques , effectuer des dépôts ou entrez frais de carte de crédit. Cette zone est la " Vérification et cartes de crédit « zone . Il n'est pas recommandé que tout le personnel , y compris le personnel de la comptabilité, avoir accès à la saisie de vérification des transactions de compte . En général, cela devrait être réservé pour vous , en tant qu'administrateur. Cliquez sur " Suivant".
8 Choisissez l'option " accès sélectif " pour l'entrepôt ou de recevoir des utilisateurs. Cette zone suivante est l '«Inventaire »; tous les utilisateurs de l'entrepôt , à l'exception de la gestion devraient avoir un accès sélectif aux informations d'inventaire , avec la possibilité que de créer et d'imprimer des transactions. Cliquez sur " Suivant".
9 choisissez l'option " Pas d'accès" pour les cinq dernières régions , qui incluent « Time Tracking », « salaire et les employés », « Activités comptables sensibles », « sensible financière Rapports »et la« Modification et suppression des Transactions options " . Ce sont des domaines que seul l'administrateur doit être capable de saisir et afficher des informations à l'intérieur . Tant que vous conservez les mots de passe pour chaque utilisateur sécurisé , il ne faut pas l'utilisateur qui est en mesure d' accéder à des zones qui ne se rapportent pas à son emploi.
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