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Les bibliothèques de documents et les espaces de travail SharePoint (en particulier les espaces de travail Microsoft Teams souvent intégrés à SharePoint) sont utilisés pour la collaboration et le stockage de documents, mais ils diffèrent considérablement par leur objectif et leurs fonctionnalités :
Bibliothèque de documents SharePoint :
* Objectif principal : Stockage et gestion centralisés des documents. L'accent est mis sur la gestion des versions des documents, les métadonnées, les autorisations et les capacités de recherche pour une gestion efficace des documents. Considérez-le comme un classeur structuré.
* Organisation : Très structuré. Les documents sont organisés en dossiers et les métadonnées peuvent être utilisées pour la recherche et le filtrage avancés.
* Collaboration : La collaboration est possible, mais il s'agit plutôt d'une fonctionnalité superposée à la fonction principale de stockage de documents. Les commentaires et la co-rédaction sont disponibles, mais pas l'objectif central.
* Communication : Fonctionnalités de communication intégrées limitées. S'appuie généralement sur des outils externes pour la communication autour des documents.
* Meilleurs cas d'utilisation :
* Stockage et gestion d'un grand nombre de documents avec des besoins sophistiqués de gestion des versions et de contrôle d'accès.
* Archivage des documents importants nécessitant une conservation à long terme et des pistes d'audit.
* Situations où le stockage structuré et les métadonnées sont cruciaux (par exemple, conformité légale et réglementaire).
* Lorsque vous avez besoin de fonctionnalités de recherche et de filtrage robustes sur de nombreux documents.
Microsoft Teams Workspace (souvent intégré à SharePoint) :
* Objectif principal : Faciliter la collaboration et la communication en équipe autour d’un projet ou d’un objectif commun. Le stockage de documents est une fonction *de soutien*. Considérez-le comme une plaque tournante centrale pour une équipe de projet.
* Organisation : Moins structuré que les bibliothèques de documents. Alors que les documents sont stockés dans une bibliothèque SharePoint en arrière-plan (souvent cachés à l'utilisateur), l'interface Teams donne la priorité aux conversations, aux canaux pour des sujets spécifiques et à un accès rapide aux fichiers partagés liés à ces conversations.
* Collaboration : La collaboration est centrale. Les équipes proposent un chat en temps réel, des appels vidéo, le partage de fichiers et la gestion des tâches, le tout dans une seule interface.
* Communication : De riches fonctionnalités de communication sont intégrées ; le chat, les réunions, les canaux, etc. sont tous conçus pour prendre en charge la communication continue de l'équipe.
* Meilleurs cas d'utilisation :
* Projets nécessitant une collaboration étroite entre les membres de l'équipe.
* Situations où une communication et un partage d'informations rapides sont essentiels.
* Lorsque vous avez besoin d'un hub central pour toutes les activités liées au projet, pas seulement pour les documents.
* Lorsque vous devez intégrer d'autres applications et services dans votre flux de travail (par exemple, Planner, Power BI).
Quand utiliser lequel :
* Choisissez une bibliothèque de documents SharePoint si : Vous avez principalement besoin d'un système robuste et structuré pour stocker et gérer des documents en mettant l'accent sur le contrôle de version, la sécurité et les métadonnées. La collaboration est importante, mais elle n’est pas le moteur central.
* Choisissez un espace de travail Microsoft Teams si : Vous avez besoin d’une plateforme centrale pour la communication et la collaboration en équipe, et le partage de documents est un élément de soutien. Une communication en temps réel, des outils intégrés et une approche moins structurée sont essentiels.
Dans de nombreux cas, ils travaillent ensemble. Un espace de travail Teams utilise souvent une bibliothèque de documents SharePoint en arrière-plan pour stocker les fichiers partagés au sein de l'équipe. L'interface utilisateur au sein de Teams simplifie l'interaction, en se concentrant sur la collaboration, tandis que SharePoint fournit l'infrastructure sous-jacente de gestion des documents.
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