Que faire si l'intégralité du document numérisé n'est pas jointe à l'e-mail ?

1. Problèmes de taille de fichier :

* Problème : La raison la plus fréquente est que le fichier analysé est trop volumineux par rapport à la limite de pièces jointes du fournisseur de messagerie. De nombreux fournisseurs de messagerie ont des limites (par exemple, Gmail :25 Mo, Outlook :20 Mo, Yahoo :25 Mo). Même si vous *pensez* qu'il est plus petit, les fichiers numérisés volumineux peuvent facilement dépasser ces limites.

* Solutions :

* Compresser/Réduire la taille du fichier :

* Outils de compression PDF : Utilisez un outil de compression PDF en ligne ou hors ligne. Certaines options gratuites incluent :

* En ligne :Smallpdf, iLovePDF, Online2PDF.

* Logiciels :Adobe Acrobat (payant), PDFsam Basic (gratuit).

* Réduire la résolution (DPI) : Lors de la numérisation, essayez de numériser à une résolution inférieure. 300 DPI sont généralement suffisants pour la plupart des documents. Vous pourrez peut-être même vous en sortir avec 200 DPI pour les documents internes. Un DPI (points par pouce) plus élevé entraîne une taille de fichier plus grande. Vous pouvez ajuster ce paramètre dans le logiciel de votre scanner avant de numériser ou utiliser un éditeur d'images ultérieurement.

* Format de fichier image : Si votre numérisation est enregistrée au format TIFF ou BMP, essayez de l'enregistrer au format JPEG. Les fichiers JPEG sont généralement beaucoup plus petits. Cependant, n'oubliez pas que JPEG est un format de compression « avec perte », ce qui signifie qu'une certaine qualité d'image sera perdue.

* Optimiser le PDF : Si vous en avez la possibilité, utilisez la fonctionnalité « Optimiser le PDF » dans Adobe Acrobat ou un éditeur PDF similaire. Cela réduit souvent considérablement la taille du fichier sans trop sacrifier la qualité.

* Diviser le document : S'il s'agit d'un document de plusieurs pages, divisez-le en parties plus petites (par exemple, des fichiers PDF séparés pour les chapitres). De nombreux éditeurs PDF ont une fonctionnalité « divisée ».

* Utiliser les liens de stockage cloud :

* Télécharger vers Cloud Storage : Téléchargez le document sur un service de stockage cloud comme Google Drive, Dropbox, OneDrive ou iCloud.

* Partager un lien : Générez un lien partageable à partir du service de stockage cloud et collez ce lien dans votre e-mail. Assurez-vous de définir les autorisations sur le lien afin que le destinataire puisse le visualiser ou le télécharger.

* Zippez le fichier : Parfois, compresser le fichier (créer une archive .zip) peut réduire légèrement sa taille. Cliquez avec le bouton droit sur le fichier (sous Windows) ou utilisez un utilitaire de compression (sous Mac) et sélectionnez « Compresser » ou « Créer une archive ».

* Comment vérifier la taille du fichier :

* Windows : Cliquez avec le bouton droit sur le fichier, sélectionnez "Propriétés" et recherchez l'attribut "Taille".

* Mac : Cliquez avec le bouton droit sur le fichier, sélectionnez « Obtenir des informations » et recherchez l'attribut « Taille ».

2. Restrictions relatives aux types de fichiers :

* Problème : Certains fournisseurs de messagerie bloquent certains types de fichiers pour des raisons de sécurité (pour éviter les virus ou les logiciels malveillants). Ceci est moins courant avec les PDF, mais peut poser problème si votre scanner enregistre dans un format moins courant.

* Solution :

* Convertir en PDF : Convertissez le fichier numérisé au format PDF. Le PDF est généralement accepté par la plupart des systèmes de messagerie.

* Renommer l'extension du fichier : Parfois, un système de messagerie *pense* qu'un fichier est d'un certain type en fonction de son extension, même si ce n'est pas le cas. Essayez de renommer le fichier et de changer l'extension. Par exemple, si vous avez un fichier appelé « document.xyz » qui est bloqué, essayez de le renommer en « document.pdf » *après* avoir confirmé qu'il s'agit bien d'un fichier PDF. Avertissement : Ne modifiez pas les extensions au hasard sans savoir ce que vous faites, car cela pourrait rendre le fichier inutilisable.

3. Problèmes avec le client de messagerie :

* Problème : Le client de messagerie lui-même rencontre peut-être un problème pour joindre des fichiers. Cela peut être dû à des bugs dans le client, à des données corrompues ou à des conflits avec d'autres logiciels.

* Solutions :

* Essayez un autre client de messagerie : Si vous utilisez un client de messagerie de bureau (comme Outlook ou Thunderbird), essayez d'utiliser l'interface de messagerie Web de votre fournisseur de messagerie (par exemple, Gmail.com, Outlook.com, Yahoo.com). Cela peut exclure des problèmes avec votre logiciel client de messagerie.

* Redémarrez votre client de messagerie/ordinateur : Un simple redémarrage peut souvent résoudre des problèmes temporaires.

* Mettez à jour votre client de messagerie : Assurez-vous d'utiliser la dernière version de votre client de messagerie.

* Vider le cache du client de messagerie : Parfois, des fichiers de cache corrompus peuvent causer des problèmes. Vérifiez les paramètres de votre client de messagerie pour connaître une option permettant de vider le cache.

* Vérifier les compléments/extensions : Désactivez tous les compléments ou extensions de votre client de messagerie pour voir s'ils interfèrent avec les pièces jointes.

* Réinstallez votre client de messagerie : En dernier recours, essayez de désinstaller et de réinstaller votre client de messagerie.

4. Problèmes de réseau :

* Problème : Une connexion Internet lente ou instable peut interrompre le processus de pièce jointe, en particulier pour les fichiers volumineux.

* Solutions :

* Vérifiez votre connexion Internet : Assurez-vous de disposer d'une connexion Internet stable. Essayez d'exécuter un test de vitesse pour vérifier votre vitesse de téléchargement.

* Essayez un autre réseau : Si possible, essayez de joindre le fichier à partir d'un autre réseau (par exemple, le Wi-Fi de votre domicile au lieu d'un point d'accès Wi-Fi public).

* Réessayez plus tard : Si votre connexion Internet n'est pas fiable, essayez de joindre le fichier plus tard, lorsque la connexion sera plus stable.

5. Paramètres du scanner/Problèmes logiciels :

* Problème : Le logiciel du scanner lui-même peut être mal configuré ou présenter un bogue qui empêche la création correcte du fichier.

* Solutions :

* Mettre à jour les pilotes/logiciels du scanner : Assurez-vous que les derniers pilotes et logiciels pour votre scanner sont installés. Visitez le site Web du fabricant pour télécharger les mises à jour.

* Vérifier les paramètres du scanner : Vérifiez les paramètres du scanner pour vous assurer que le format de fichier, la résolution et les paramètres de couleur sont appropriés. Comme mentionné précédemment, essayez de réduire la résolution pour réduire la taille du fichier.

* Essayez une autre application de numérisation : Si vous utilisez le logiciel par défaut du scanner, essayez d'utiliser une autre application de numérisation (par exemple, Windows Fax and Scan, Image Capture sur macOS ou une application de numérisation tierce).

* Test d'analyse : Numérisez un petit document simple (par exemple, une seule page avec un contenu minimal) pour voir si le scanner fonctionne.

6. Système de messagerie du destinataire :

* Problème : C'est rare, mais le système de messagerie du destinataire peut avoir des limites de pièces jointes ou des politiques de sécurité plus strictes que le vôtre.

* Solution :

* Informer le destinataire : Informez le destinataire que vous rencontrez des difficultés pour envoyer la pièce jointe et demandez-lui s'il a des exigences ou des limitations spécifiques de sa part.

* Utilisez une méthode de livraison alternative : Si le courrier électronique ne fonctionne pas, envisagez d'utiliser une méthode de livraison alternative, telle qu'un lien de stockage cloud, un service de partage de fichiers ou même un périphérique de stockage physique (comme une clé USB).

Étapes de dépannage :

1. Identifiez le problème :

* L'attachement échoue-t-il complètement ou cela prend-il simplement très longtemps ?

* Recevez-vous des messages d'erreur ? Si oui, que disent-ils ?

* Est-ce que cela se produit avec toutes les pièces jointes, ou uniquement avec ce document numérisé en particulier ?

2. Commencez par les solutions les plus simples :

* Redémarrez votre ordinateur et votre client de messagerie.

* Vérifiez votre connexion Internet.

3. Concentrez-vous sur la taille du fichier :

* Vérifiez la taille du fichier du document numérisé.

* Essayez de compresser le fichier ou de réduire la résolution.

4. Tester avec un fichier plus petit :

* Créez un petit fichier texte et essayez de le joindre à un e-mail. Si cela fonctionne, cela confirme que le problème est probablement lié à la taille ou au format du document numérisé.

5. Essayez différentes méthodes :

* Essayez d'utiliser un autre client de messagerie ou une autre interface de messagerie Web.

* Essayez de joindre le fichier depuis un autre réseau.

En suivant systématiquement ces étapes, vous devriez être en mesure d’identifier la cause du problème et de trouver une solution. Bonne chance!