Comment enregistrer un document et l'envoyer par e-mail ?

Je. Enregistrer le document

1. Créer ou ouvrir le document : Commencez par créer un nouveau document ou ouvrez-en un existant dans l'application de votre choix (par exemple, Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice Writer, Pages).

2. Enregistrez le document :

* Menu Fichier : Allez dans le menu « Fichier » (généralement dans le coin supérieur gauche).

* Enregistrer ou Enregistrer sous :

* `Enregistrer` : Si vous enregistrez un document que vous avez déjà enregistré auparavant, les modifications apportées au fichier existant seront enregistrées.

* `Enregistrer sous` : Cela vous permet de choisir un nouveau nom de fichier, un nouvel emplacement et un nouveau format de fichier. Utilisez-le la première fois que vous enregistrez un document ou si vous souhaitez créer une copie avec un nom ou un format différent.

* Choisissez le nom du fichier et l'emplacement :

* Une boîte de dialogue apparaîtra.

* Nom du fichier : Tapez un nom descriptif pour votre document.

* Emplacement : Choisissez un dossier sur votre ordinateur (par exemple, Bureau, Documents, un dossier de projet spécifique) dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier. Parcourez la structure des dossiers pour trouver l’emplacement souhaité.

* Choisissez le format de fichier (important) :

* Documents de traitement de texte : Les formats courants incluent :

* `.docx` (Microsoft Word, le standard moderne)

* `.doc` (ancien format Microsoft Word)

* `.odt` (OpenDocument Text, utilisé par LibreOffice et autres)

* `.rtf` (Rich Text Format, un format plus universel qui préserve le formatage de base)

* PDF (format de document portable) : Un format très populaire pour partager des documents car il préserve la mise en forme exactement telle que vous la voyez, quel que soit le logiciel du destinataire. Si vous devez vous assurer que le document a la même apparence pour tout le monde, enregistrez-le au format PDF.

* Texte (.txt) : Enregistre uniquement le contenu du texte, en supprimant tout formatage. Utile pour les notes simples mais pas pour les documents formatés.

3. Cliquez sur "Enregistrer" : Cliquez sur le bouton "Enregistrer" dans la boîte de dialogue.

II. Envoyer le document par courrier électronique en pièce jointe

1. Ouvrez votre client de messagerie ou votre Webmail :

* Client de messagerie : Les exemples incluent Microsoft Outlook, Thunderbird, Apple Mail.

* Webmail : Les exemples incluent Gmail, Yahoo Mail, Outlook.com. Ouvrez votre navigateur Web et accédez au site Web de votre fournisseur de messagerie.

2. Rédigez un nouvel e-mail : Cliquez sur le bouton « Rédiger », « Nouvel e-mail » ou similaire pour démarrer un nouveau message électronique.

3. Renseignez le(s) destinataire(s), l'objet et le corps :

* À : Saisissez l'adresse e-mail de la ou des personnes à qui vous souhaitez envoyer le document.

* Cc : (Copie carbone) Ajoutez les adresses e-mail des personnes auxquelles vous souhaitez recevoir l'e-mail mais qui ne sont pas les destinataires principaux. Ils peuvent voir que vous l'avez envoyé à d'autres.

* Cci : (Copie carbone aveugle) Ajoutez les adresses e-mail des personnes auxquelles vous souhaitez recevoir l'e-mail *sans* que les autres destinataires le sachent. Leur adresse email est masquée.

* Sujet : Écrivez une ligne d'objet brève et descriptive afin que le destinataire sache de quoi parle l'e-mail.

* Corps : Écrivez un message dans le corps de l'e-mail. Vous pouvez expliquer brièvement ce qu'est la pièce jointe, fournir un contexte ou poser une question.

4. Joindre le document :

* Bouton « Joindre » : Recherchez un bouton « Joindre » ou une icône de trombone. Il est généralement situé près de la ligne d'objet ou du corps de l'e-mail.

* Parcourez vos fichiers : Cliquer sur le bouton « Joindre » ouvrira une fenêtre d'explorateur de fichiers.

* Trouvez votre document : Accédez au dossier dans lequel vous avez enregistré le document.

* Sélectionnez le document : Cliquez sur le nom de fichier du document pour le sélectionner.

* Cliquez sur "Ouvrir" ou "Joindre" : Cliquez sur le bouton "Ouvrir" ou "Joindre" dans la fenêtre de l'explorateur de fichiers. Le document sera désormais joint à l'e-mail. Vous devriez voir son nom affiché près du bouton « Joindre ».

5. Envoyer l'e-mail :

* Bouton "Envoyer" : Cliquez sur le bouton "Envoyer" pour envoyer l'e-mail avec le document joint. Il s'agit généralement d'un bouton avec le mot « Envoyer » ou d'une icône représentant un avion ou une flèche.

Exemples de scénarios :

* Enregistrer un document Word et l'envoyer par e-mail avec Gmail :

1. Ouvrez le document dans Microsoft Word.

2. Cliquez sur « Fichier> Enregistrer sous ».

3. Choisissez un emplacement et un nom de fichier (par exemple, "MyReport.docx").

4. Cliquez sur "Enregistrer".

5. Ouvrez votre compte Gmail dans votre navigateur Web.

6. Cliquez sur « Rédiger ».

7. Remplissez le champ « À », « Objet » et le corps de l'e-mail.

8. Cliquez sur l'icône "Joindre des fichiers" (trombone).

9. Accédez à l'endroit où vous avez enregistré « MyReport.docx » et sélectionnez-le.

10. Cliquez sur "Ouvrir".

11. Cliquez sur "Envoyer".

* Enregistrer un document Google et l'envoyer par e-mail avec Gmail :

1. Ouvrez le document Google.

2. Cliquez sur « Fichier> Télécharger> Microsoft Word (.docx) » ou « Fichier> Télécharger> Document PDF (.pdf) ». Choisissez le format que vous souhaitez envoyer. Il sera téléchargé dans le dossier de téléchargement de votre ordinateur ou à l'emplacement par défaut que vous avez défini dans votre navigateur.

3. Ouvrez votre compte Gmail dans votre navigateur Web.

4. Cliquez sur « Rédiger ».

5. Remplissez le champ « À », « Objet » et le corps de l'e-mail.

6. Cliquez sur l'icône "Joindre des fichiers" (trombone).

7. Accédez à votre dossier Téléchargements (ou à l'emplacement que vous avez choisi) et sélectionnez le fichier téléchargé.

8. Cliquez sur "Ouvrir".

9. Cliquez sur "Envoyer".

Considérations importantes :

* Limites de taille de fichier : Les fournisseurs de messagerie imposent souvent des limites quant à la taille des pièces jointes. Si votre document est très volumineux (par exemple, s'il contient des images haute résolution ou s'il s'agit d'une longue vidéo), il est peut-être trop volumineux pour être envoyé en pièce jointe. Dans ce cas, considérez :

* Compresser le fichier : Vous pouvez compresser le fichier dans un fichier .zip pour réduire sa taille.

* Utilisation du stockage cloud : Téléchargez le document sur un service de stockage cloud tel que Google Drive, Dropbox ou OneDrive, puis partagez un lien vers le document dans l'e-mail.

* Logiciel du destinataire : Réfléchissez au logiciel que le destinataire est susceptible de posséder. L’envoi d’un document dans un format courant comme PDF est généralement le pari le plus sûr.

* Sécurité : Soyez prudent lorsque vous ouvrez des pièces jointes provenant d’expéditeurs inconnus. Ils pourraient contenir des virus ou des logiciels malveillants.

En suivant ces étapes et en tenant compte des considérations importantes, vous devriez être en mesure de sauvegarder vos documents et de les envoyer par courrier électronique de manière efficace. N'oubliez pas d'adapter les instructions en fonction des logiciels et services spécifiques que vous utilisez.