Quel est le format approprié d'un e-mail ?

1. Ligne d'objet :

* Objectif : Une ligne d'objet concise et informative aide le destinataire à comprendre en un coup d'œil l'objectif de l'e-mail.

* Bonnes pratiques :

* Soyez précis et descriptif. Évitez les sujets vagues comme « Bonjour » ou « Question ».

* Utilisez des mots-clés pertinents pour le contenu de l'e-mail.

* Soyez relativement court (environ 5 à 10 mots).

* Évitez d'utiliser TOUTES LES MAJUSCULES ou des points d'exclamation excessifs.

* Mettez à jour la ligne d'objet si le sujet de l'e-mail change au cours de la conversation.

* Exemples :

* Bon :"Demande de réunion :Projet Alpha - 25 juillet"

* Bon :"Question concernant la politique de vacances"

* Mauvais : « Important ! »

* Mauvais :"Salut"

2. Salutation (salutation) :

* Objectif : Commencer l’e-mail par une ouverture polie et respectueuse.

* Bonnes pratiques :

* Formel :

* « Cher M./Mme/Dr. [Nom de famille] » (À utiliser lorsque vous connaissez le titre et le nom de famille du destinataire.)

* « À qui de droit » (à utiliser uniquement lorsque vous ne connaissez pas le nom du destinataire.) Évitez cela si possible ; essayez de trouver un nom.

* Semi-formel :

* "Cher [Prénom] [Nom]" (À utiliser lorsque vous connaissez relativement bien le destinataire, mais que vous souhaitez conserver une certaine formalité.)

* "Bonjour [Prénom]",

* Informel :

* "Bonjour [Prénom]",

* « Hey [Prénom] » (À utiliser avec prudence ; uniquement pour les collègues ou amis très proches.)

* Éviter :

* "Hey vous,"

* "À qui de droit", lorsqu'un nom peut être trouvé.

* Ponctuation : Une virgule (,) après le salut est la norme.

3. Corps de l'e-mail :

* Objectif : Pour transmettre votre message de manière claire et efficace.

* Bonnes pratiques :

* Paragraphe d'ouverture :

* Énoncez le but de l'e-mail de manière claire et concise.

* Si vous répondez à un e-mail, accusez réception du message précédent. Exemples :« Merci pour votre email » ou « Suite de notre conversation… »

* Paragraphe(s) du milieu :

* Fournissez des détails à l'appui, des explications et tout contexte nécessaire.

* Utilisez des paragraphes courts (3 à 5 phrases) pour plus de lisibilité.

* Utilisez des puces ou des listes numérotées pour organiser les informations.

* Utilisez une grammaire, une orthographe et une ponctuation appropriées. Relisez attentivement.

* Paragraphe de clôture :

* Résumez votre demande ou appel à l'action.

* Exprimez votre gratitude ou offrez une aide supplémentaire.

* Incluez un délai si vous avez besoin d'une réponse avant une date précise.

* Ton :

* Gardez un ton professionnel et respectueux, même si vous vous adressez à un collègue familier.

* Soyez attentif à votre public et adaptez votre langage en conséquence.

* Évitez d'utiliser du jargon ou de l'argot à moins d'être sûr que le destinataire le comprendra.

* Soyez prudent avec l'humour, car il peut être mal interprété.

* Pièces jointes :

* Mentionnez toutes les pièces jointes dans le corps de l'e-mail (par exemple, "Veuillez trouver en pièce jointe le rapport...").

* Utilisez des noms de fichiers descriptifs pour vos pièces jointes.

* Tenez compte de la taille du fichier de vos pièces jointes, en particulier lors de l'envoi à des destinataires externes. Compressez les fichiers volumineux si nécessaire.

4. Clôture (Validation) :

* Objectif : Terminer l’e-mail de manière polie et professionnelle.

* Bonnes pratiques :

* Formel :

* "Sincèrement,"

* "Respectueusement",

* "Cordialement,"

* Semi-formel :

* "Cordialement,"

* "Salutations,"

* "Cordialement,"

* Informel :

* "Meilleur,"

* "Merci,"

* « À votre santé » (à utiliser avec prudence ; peut être trop informel pour certains destinataires.)

* Ponctuation : Une virgule (,) après la fermeture est standard.

5. Signature :

* Objectif : Pour fournir vos coordonnées.

* Bonnes pratiques :

* Incluez votre nom complet, votre titre (le cas échéant), le nom de votre entreprise (le cas échéant), votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.

* Pensez à ajouter un lien vers le site Web de votre entreprise ou votre profil LinkedIn.

* Gardez votre signature concise et professionnelle.

* Configurez une signature électronique automatique dans votre client de messagerie pour plus de cohérence.

Exemple d'e-mail (formel) :

Objet :Demande de réunion :Mise à jour du projet Gamma

Cher M. Smith,

J'espère que cet e-mail vous trouvera bien.

Je vous écris pour demander une brève réunion pour discuter des progrès du projet Gamma. Je voudrais faire le point sur les principales étapes franchies et décrire les prochaines étapes du projet.

Je suis disponible le mardi 26 juillet à 10h00 ou le mercredi 27 juillet à 14h00. S'il vous plaît laissez-moi savoir si l'un de ces horaires vous convient ou suggérez un autre horaire qui vous convient.

Merci pour votre temps et votre considération.

Sincèrement,

[Votre nom complet]

[Votre titre]

[Nom de votre entreprise]

[Votre numéro de téléphone]

[Votre adresse e-mail]

[Lien vers votre site Web/LinkedIn (facultatif)]

Exemple d'e-mail (informel) :

Objet :Petite question sur la présentation

Salut Sarah,

J'espère que vous passez une bonne semaine.

J'avais une petite question sur les diapositives que vous avez préparées pour la présentation de la semaine prochaine. Plus précisément, je m'interrogeais sur la source de données que vous avez utilisée pour l'analyse de marché.

Pourriez-vous m'envoyer un lien ou me dire où vous l'avez trouvé ?

Merci beaucoup!

Meilleur,

[Votre nom]

Considérations clés :

* Relecture : Relisez toujours votre e-mail avant de l’envoyer. Vérifiez les erreurs de grammaire, d’orthographe et de ponctuation.

* Répondre rapidement : Essayez de répondre aux e-mails dans un délai raisonnable (par exemple dans les 24 à 48 heures). Si vous avez besoin de plus de temps pour répondre, accusez réception de l'e-mail et informez l'expéditeur du moment où il peut s'attendre à une réponse complète.

* "Répondre à tous" judicieusement : N'utilisez « Répondre à tous » que lorsque votre réponse est pertinente pour toutes les personnes présentes sur le fil de discussion.

* Confidentialité : Soyez attentif aux informations que vous partagez dans les e-mails. Évitez de partager des informations sensibles ou confidentielles à moins que cela ne soit absolument nécessaire et que vous utilisez un système de messagerie sécurisé.

* Considérez le destinataire : Ajustez votre ton et votre niveau de formalité en fonction de votre relation avec le destinataire. Si vous n’êtes pas sûr, préférez être plus formel.

* Adapté aux mobiles : Gardez vos e-mails concis et faciles à lire sur les appareils mobiles.

En suivant ces directives, vous pouvez rédiger des e-mails clairs, professionnels et efficaces qui atteignent les résultats souhaités.