Quelles informations sont requises dans la section L de la demande de soumissions pour une présentation orale ?

Domaines clés généralement couverts dans la section L concernant les présentations orales :

* Instructions générales :

* Objectif : Un bref énoncé de l'objectif de la présentation orale (par exemple, clarifier la proposition écrite, démontrer sa compréhension, répondre aux questions, etc.).

* Objectif global : Ce que le gouvernement essaie de réaliser avec les présentations orales.

* Format et structure :

* Attribution du temps : Le temps total alloué pour la présentation orale, y compris le temps de questions-réponses. C'est critique ! Souvent, il précisera un calendrier strict pour la présentation, suivi d'une période de questions de l'équipe d'évaluation.

* Limites du contenu : Peut préciser les domaines à souligner ou à éviter. Cela pourrait interdire l’introduction de nouvelles informations qui ne figurent pas déjà dans la proposition écrite.

* Aides à la présentation : Règles concernant l'utilisation des supports de présentation (par exemple, diapositives PowerPoint, documents, tableaux blancs, démonstrations de produits). Peut imposer des restrictions sur le nombre de diapositives autorisées, exiger que les diapositives soient soumises à l'avance ou spécifier des formats de fichiers acceptables.

* Emplacement/Plate-forme : Informations sur le lieu où aura lieu la présentation orale (en personne dans un établissement gouvernemental ou via une plateforme virtuelle comme Zoom ou Microsoft Teams). Comprend des instructions pour se connecter virtuellement, tester la connectivité, etc.

* Sécurité : Exigences de sécurité si la présentation a lieu dans une installation gouvernementale ou si les informations présentées sont sensibles.

* Matériel/Logiciel : Quel matériel et quels logiciels seront fournis par le gouvernement et ce que l'offrant est responsable de fournir.

* Participants et rôles :

* Participants autorisés : Le nombre maximum de personnes qu'un offrant peut avoir à être présent.

* Rôles spécifiques : Peut désigner la personne qui doit parler (par exemple, chef de projet, responsable technique). Peut limiter le nombre d'intervenants.

* Identification : Exigences d'identification à l'arrivée dans un établissement gouvernemental.

* Procédures de connexion : Instructions pour vous connecter ou vous inscrire à la présentation virtuelle.

* Exigences en matière de contenu (spécifiques à la sollicitation) :

* Sujets clés : Certains aspects spécifiques de la proposition que le gouvernement souhaite aborder dans la présentation. C’est extrêmement important à noter ! Concentrez-vous sur ces domaines.

* Zones de clarification : Domaines dans lesquels le gouvernement a estimé que les propositions écrites étaient faibles ou peu claires. La présentation orale est votre chance d’aborder ces sujets directement.

* Démonstrations : Exigences relatives aux démonstrations de capacités, de logiciels ou d'équipements.

* Scénarios : Peut présenter des scénarios et demander à l'offrant comment il les aborderait.

* Séance de questions-réponses :

* Attentes : Indique le but des questions et réponses, comme clarifier certains aspects de la proposition ou évaluer la compréhension de l'offrant.

* Sujets autorisés : Peut limiter la portée des questions.

* Protocole de réponse : Instructions pour répondre aux questions (par exemple, qui doit répondre, comment gérer les informations classifiées).

* Lien avec les critères d'évaluation :

* Facteurs d'évaluation : Indique explicitement comment la présentation orale sera évaluée et comment elle se rapporte aux critères d'évaluation globaux de la section M. Ceci est VITAL. Adaptez votre présentation pour aborder directement ces facteurs.

* Conditions de soumission (liées à la présentation orale) :

* Soumission anticipée des diapositives : Nécessite la soumission des diapositives de présentation (PowerPoint, etc.) un certain nombre de jours/heures avant la présentation.

* Liste des présentateurs : Peut nécessiter une liste de présentateurs avec leurs noms, titres et rôles dans la présentation.

* Biographies : Peut nécessiter de courtes biographies des présentateurs.

* Ordre du jour : Peut nécessiter un ordre du jour décrivant la structure et les sujets de la présentation.

* Restrictions :

* Nouvelles informations : Interdit explicitement l'introduction de nouvelles informations qui ne figuraient pas dans la proposition écrite. La présentation orale a pour but de clarifier et d'expliquer, et non d'ajouter de nouveaux détails.

* Informations exclusives : Instructions pour le traitement des informations exclusives ou confidentielles.

* Négociations de contrat : Indique généralement que la présentation orale ne fait pas partie des négociations contractuelles.

* Enregistrement : Interdit d'enregistrer la présentation ou la session de questions-réponses.

Comment utiliser efficacement la section L :

1. Lisez attentivement et surlignez : Examinez la section L pour tous les détails liés à la présentation orale. Mettez en surbrillance les instructions clés et les délais.

2. Créer un plan : Élaborez un plan de présentation détaillé basé directement sur les exigences de la section L. Assurez-vous de couvrir tous les sujets requis et de respecter les limites de temps.

3. Préparez-vous et pratiquez : Préparez soigneusement votre matériel de présentation et pratiquez votre présentation. Anticipez les questions potentielles et préparez des réponses réfléchies.

4. Répétez les questions et réponses : Organisez des séances de questions-réponses simulées avec votre équipe pour vous préparer à la réalité.

5. Adhérer strictement : Suivez scrupuleusement toutes les instructions. Le non-respect peut avoir un impact négatif sur votre évaluation.

Remarque importante : Ceci est un guide général. Le spécifique le contenu de la section L concernant la présentation orale variera d’une sollicitation à l’autre. Toujours donner la priorité aux instructions réelles fournies dans la sollicitation spécifique à laquelle vous répondez.