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La section L d'une sollicitation, également connue sous le nom de « Instructions, conditions et avis aux offrants », contient généralement toutes les informations dont vous avez besoin pour préparer et soumettre votre proposition. Lorsqu'une présentation orale fait partie du processus d'évaluation, la section L fournira les instructions pour cette présentation. Voici un aperçu des informations généralement requises dans la section L concernant une présentation orale :
Instructions générales et logistique :
* Si une présentation orale est requise : C'est le plus fondamental. La section L indiquera clairement si une présentation orale est obligatoire, facultative ou non.
* Objectif de la présentation orale : Qu’est-ce que le gouvernement essaie d’évaluer avec cette présentation ? S'agit-il d'évaluer votre compréhension des exigences, la solution proposée, l'expertise de votre équipe ou une combinaison de facteurs ?
* Date, heure et lieu : Si la présentation a lieu en personne, des détails sur l'emplacement physique seront fournis. Pour les présentations virtuelles, des informations sur la plateforme (par exemple Zoom, Microsoft Teams), les détails de connexion et les exigences techniques seront inclus. La date et l'heure exactes seront précisées pour chaque offrant ou une fenêtre de temps sera fournie.
* Coordonnées : Le nom et les coordonnées (numéro de téléphone, email) du point de contact gouvernemental pour les questions concernant la présentation orale.
* Exigences de sécurité : Tous les protocoles de sécurité ou exigences d’autorisation pour les participants. Pour les sollicitations classifiées, cela sera très détaillé.
* Participation : Restrictions ou exigences concernant les membres de votre équipe qui doivent assister et toute limitation concernant le nombre de participants.
* Politique d'enregistrement : Si la présentation sera enregistrée par le gouvernement.
* Instructions sur la soumission du matériel de présentation : Certaines sollicitations peuvent exiger que vous fournissiez le matériel de présentation.
Exigences relatives au contenu et au format :
* Sujets à aborder : Les domaines spécifiques que vous devez aborder dans votre présentation. C'est la partie la plus importante ! Il sera probablement conforme aux critères d'évaluation décrits dans la section M. Les sujets peuvent être très vastes ou très spécifiques.
* Temps alloué : Le temps total alloué pour la présentation, y compris les éventuelles questions et réponses. Ceci est crucial pour planifier votre contenu.
* Format de présentation : Instructions indiquant si vous pouvez utiliser des diapositives, des démos, des tableaux blancs ou d'autres aides visuelles. Exigences logicielles spécifiques (par exemple, PowerPoint, PDF).
* Restrictions : Ce que vous *ne pouvez pas* inclure dans votre présentation (par exemple, des supports marketing, des informations sur les coûts s'il s'agit d'une présentation technique).
* Questions complémentaires : Une déclaration indiquant que le gouvernement posera des questions après la présentation formelle et éventuellement pendant.
Connexion aux critères d'évaluation :
* Lien vers la section M (Facteurs d'évaluation) : La section L indiquera presque toujours explicitement que la présentation orale sera évaluée sur la base des critères décrits dans la section M. C'est ici que vous trouverez les pondérations attribuées à chaque aspect de la proposition, y compris la présentation orale. Comprenez intimement la section M !
* Domaines prioritaires : La section L pourrait mettre en évidence des aspects spécifiques des critères d'évaluation de la section M qui seront particulièrement soulignés lors de la présentation orale.
Éléments clés à rechercher et à faire :
1. Lisez attentivement la section L : C'est l'étape la plus importante. Ne le parcourez pas. Lisez-le attentivement, mettez en évidence les exigences clés et établissez une liste de contrôle pour vous assurer de tout couvrir.
2. Référence croisée avec la section M : Revenez constamment à la section M pour comprendre *pourquoi* le gouvernement demande des informations spécifiques dans la présentation orale. Votre présentation doit être explicitement adaptée pour répondre aux critères d’évaluation.
3. Poser des questions (si autorisé) : En cas d'ambiguïtés ou d'instructions peu claires, soumettez vos questions au point de contact du gouvernement avant la date limite indiquée dans la sollicitation. N'attendez pas la dernière minute.
4. Pratique, pratique, pratique : Répétez votre présentation plusieurs fois pour vous assurer de respecter les délais, que vos diapositives sont claires et concises et que les membres de votre équipe sont à l'aise avec leur rôle.
5. Préparez-vous aux questions : Anticipez les types de questions que le gouvernement pourrait poser en fonction des exigences de la sollicitation et de la solution proposée. Développez des réponses claires et concises.
6. Restez dans le champ d'application : Présentez uniquement les informations pertinentes pour les sujets spécifiés dans la section L. N'introduisez pas de nouvelles informations et ne vous écartez pas de votre proposition écrite, sauf s'il s'agit de clarifier ou de développer ce que vous avez déjà soumis.
7. Suivez précisément les instructions : Le gouvernement recherche des soumissionnaires capables de suivre les instructions. S'écarter des exigences de format ou de contenu spécifiées peut avoir un impact négatif sur votre évaluation.
En lisant attentivement et en respectant les instructions de la section L, et en comprenant les critères d'évaluation de la section M, vous pouvez augmenter considérablement vos chances de présenter une présentation orale réussie et de remporter le contrat.
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