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C'est l'administrateur qui doit mettre en place chaque utilisateur sur un fichier de compagnie QuickBooks. Garder les utilisateurs séparé aidera à déterminer quel utilisateur est entré ou effacé qui transaction. Il est essentiel dans les enquêtes sur les entrées frauduleuses potentielles . Il ya quelques faits à retenir dans la création d'utilisateurs . Premièrement, si l'un des utilisateurs vont être opérationnel dans le logiciel en même temps, vous aurez besoin d'une licence distincte pour chacun d'eux. Deuxièmement, vous pouvez avoir autant de différents profils d'utilisateurs que vous le souhaitez tant qu'ils sont au programme à différents moments. Instructions
1 Cliquez sur le bouton « Société» dans la barre de menu en haut de l'écran d'accueil QuickBooks . Faites défiler jusqu'à la touche "Configurer les utilisateurs" et cliquez dessus. Pour ajouter un nouvel utilisateur, cliquez sur le bouton " Ajouter un utilisateur " . Entrez le nom de l'utilisateur dans le champ "Nom " , puis demandez à l'utilisateur de créer un mot de passe et saisissez-le dans les deux cases " Mot de passe" . Cliquez sur " OK" et l'utilisateur sera ajouté .
2 Cliquez sur le bouton " Modifier l'utilisateur " . C'est ici que vous serez en mesure de restreindre la capacité de chaque utilisateur d'accéder à des parties de QuickBooks. Le premier écran d'accès aura trois options. Si l'utilisateur doit être autorisé à accéder à tous les domaines , choisissez ce bouton en haut et cliquez sur " Suivant".
Si l'accès de l' utilisateur doit être limitée en fonction de sa description de tâches , choisissez la deuxième option intitulée «Zones sélectionnés de QuickBooks "et cliquez sur " Suivant ".
3 Choisissez les options d'accès . Il ya dix écrans , dont chacun restreint ou permet l'accès d'un utilisateur particulier à cette région . Il existe trois options pour chaque région, y compris le "Pas d'accès ", " boutons d'accès sélectif " Full Access "et" . La première fenêtre est pour les ventes et les comptes clients . Une personne de vente devra être en mesure de créer des factures , des reçus de vente, et les ordres de vente aux clients . Quelqu'un embauché pour travailler dans la constitution des stocks de l'entrepôt ne sera pas. Choisissez l'option " accès sélectif " et de décider si l' utilisateur doit être capable à la fois créer et opérations d'impression. Il ya aussi la possibilité de donner accès à l'utilisateur pour afficher les détails complets de cartes de crédit des clients .
4 Choisissez l'accès des utilisateurs aux achats et comptes créditeurs. Une personne de vente ne sera généralement pas responsable d'avoir ordonné l'inventaire ou payer des factures et ne serait donc pas besoin d'accéder à cette zone . Un responsable de l'entrepôt , en revanche , devra peut-être être en mesure d' . Cliquez sur le bouton "Suivant".
5 Choisissez l'accès des utilisateurs pour les activités bancaires . En règle générale , cela devrait être réservé à l'administrateur ou de gestion. Cliquez sur le bouton " Pas d'accès" , puis "Suivant".
6 Cliquez sur le bouton approprié pour l'accès aux fonctions d'inventaire . Salariés bénéficiant d'entrepôt doivent être capables de saisir des ordres d'achat , de recevoir les marchandises , ajuster les stocks et exécuter des rapports . Cliquez sur " Suivant".
7 Cliquez sur "Pas d'accès " pour le suivi du temps . Ceci est une autre caractéristique qui doit être réservé aux dirigeants ou des propriétaires . Cliquez sur " Suivant".
8 Cliquez sur "Pas d'accès " à moins que cet utilisateur est responsable de la saisie des données de paie ou employé . Si elle l'est, vous pouvez choisir l'option « accès sélectif » et ne lui permettez de créer une transaction , comme un salaire, sans la possibilité d'imprimer ce salaire . Cliquez sur " Suivant".
9 Cliquez sur l' option " Pas d'accès" pour les deux prochaines zones . C'est " Activités sensibles comptables » et « Sensitive information financière» qui permettent à l' utilisateur de faire des entrées de journal général ou transférer des fonds entre les comptes . Ces fonctions sont pour la haute direction ou les propriétaires . Cliquez sur " Suivant".
10 Cliquez sur l'option «Non» à cette neuvième région , la « Modification ou suppression Transactions " fenêtre. Rappelez-vous que la piste d'audit permet de garder une trace de toutes les transactions modifiés ou supprimés , de sorte qu'il est possible que cette option peut être autorisée. Cliquez sur "Non " à la deuxième question sur la modification ou la suppression de transactions enregistrées avant la date de clôture . La modification de ces transactions peut avoir des conséquences fiscales négatives telles que d'avoir à produire des déclarations modifiées pour chaque changement . Cliquez sur " Suivant".
11 Cliquez sur le bouton "Terminer" après avoir examiné la table d'accès de l'utilisateur au centre de la fenêtre. Vous avez maintenant configurer le compte de l'utilisateur et il est prêt à être consulté .
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