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La QuickBooks Time Tracker est maintenant appelé le Temps QuickBooks et Billing Manager . Il s'agit d'un service en ligne qui vous permet de saisir le temps facturable et non facturables via une connexion à Internet. Il permet aux employés d'entrer heures consacrées à un travail avec l'approbation finale étant à la propriétaire de l'entreprise . Toutes les dates sont entrées dans le temps QuickBooks et Billing Manager et après approbation , téléchargé directement dans le logiciel QuickBooks. De nombreuses nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées à l'ancien programme de Time Tracker . Instructions
1 déterminer quel fichier entreprise que vous souhaitez utiliser avec le QuickBooks Time & Billing Manager . Dès que vous achetez de l'heure et Billing Manager , il sera disponible pour vous pour vous connecter et commencer à utiliser . Lorsque vous ouvrez l'écran , il vous demandera quel fichier entreprise que vous souhaitez utiliser avec le gestionnaire. Vous aurez la possibilité d'utiliser votre fichier d'entreprise immédiatement ou en utilisant un fichier d'exemple afin que vous puissiez voir comment le programme fonctionne sans modifier les données de votre entreprise.
Depuis l'époque et Billing Manager intègre vos contacts de Microsoft Outlook , vous besoin de préparer à la fois QuickBooks et perspectives pour cette intégration. Passez un peu de temps en compagnie de l'échantillon et de jouer avec les caractéristiques que vous compreniez cela .
2 Préparer le dossier de la compagnie QuickBooks pour l'intégration avec le temps et Billing Manager . Vérifiez auprès de votre client et les listes de fournisseurs dans QuickBooks pour les clients et les fournisseurs dupliqués. Vous aurez à fusionner toutes les duplications . Vous faites cela en ouvrant le client ou le fournisseur avec l'information la plus complète .
Cliquez sur le bouton «Modifier la clientèle» . Lorsque la fenêtre Modifier le client s'ouvre, sélectionnez le nom du client et appuyez sur la touche " Ctrl" et "C" . Localisez le client dupliqué et cliquez sur le bouton «Modifier la clientèle» . Dans la zone Nom du client, sélectionnez le nom de la touche " Ctrl" et les touches "V". Cela collera le nom du client plus complète dans cette boîte . Vous obtiendrez un avertissement pour vous faire savoir que le nom est déjà utilisé et devra cliquer sur le bouton "OK" pour fusionner les deux noms dupliqués en un seul.
3 Achetez l' temps et Billing Manager sur le site de travail Intuit . Le coût est déterminé par le nombre de salariés et d'autres seront d'accéder au site pour entrer des données de facturation. Vous aurez besoin d'un compte utilisateur pour chaque employé en plus de l' utilisateur de l'administrateur qui vient avec le programme.
4 Connectez-vous à l'heure QuickBooks et Billing Manager en utilisant le nom d'utilisateur et mot de passe que vous avez choisi lorsque vous avez acheté le gestionnaire. Lorsque la fenêtre principale s'ouvre à nouveau , choisissez l'option du haut ou sur le bouton " Rechercher un fichier de la société " . Le temps et Billing Manager seront ensuite commencer à intégrer les informations des fichiers de l'entreprise QuickBooks dans l'application en ligne. Lorsque vous êtes invité , créez noms d'utilisateur et mots de passe pour chaque employé qui utiliseront le programme.
5 Suivez les instructions pour intégrer votre compte de messagerie Outlook dans le temps et Billing Manager . Cela peut prendre un certain temps en fonction du nombre de contacts que vous avez dans votre compte Outlook .
6 prouver à chaque employé la manière de se connecter au Manager et comment entrer des données . Chaque employé aura sa propre page unique et sera en mesure de saisir les heures de travail effectuées et pour quel client sur la feuille de calcul . Chaque feuille a 12 colonnes.
L'employé va entrer dans le client , elle a fait un travail dans la première colonne. Dans la deuxième colonne , elle va entrer dans le type de travail qu'elle a fait. Le troisième à la 10e colonnes sont les jours de la semaine , avec la 11e colonne contenant les totaux calculés . La 12e colonne est intitulée « facturable ». Si les coûts du travail de l'employé sont facturés au client pour lequel elle travaille , l'employé devra placer une coche dans cette colonne.
7 Découvrez les outils de l'époque et Billing Manager . Sous l' onglet Gérer votre Fiches , vous pouvez organiser les feuilles de temps par le client , par un employé ou par mois . Vous pouvez trier les résultats par chaque catégorie. Sous l'onglet Rapports , vous pouvez créer des rapports pour savoir quels clients ont le plus d'heures facturables en un mois et qui a eu le moins. Ces rapports peuvent être sauvegardés dans un fichier. Pdf fichier et envoyé par courriel .
Les deux boutons sous les feuilles de temps sont les «approuver» ou «rejeter Temps " boutons . En cliquant sur le bouton "Approuver " télécharge automatiquement la feuille de temps dans votre fichier de compagnie QuickBooks.
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