|
documents ont beaucoup plus de mobilité qu'ils ne le faisaient il ya 10 ans , et il est beaucoup trop facile pour un employé d'utiliser le mauvais document , pour des documents classifiés à entrer dans de mauvaises mains ou de perdre la trace de informations nécessaires . Si vous comprenez le flux de travail dans votre organisation , vous pouvez créer un système qui diffuse des informations à ceux qui en ont besoin et qui se referme d'autres canaux pour garder ce matériau d'aller dans une direction qui peut submerger ou même se noyer votre entreprise . Instructions
1 paramétrer sécuriser vos informations en décidant que les membres de l'organisation ont vraiment besoin de lire le document et qui doit être en mesure de le modifier .
2 Définir les autorisations à travers les propriétés du programme du document, comme le clic sur le bouton du menu principal de Microsoft Word et examiner les options de propriétés du programme à choisir des détails tels que qui peut partager un document , qui peut ajouter des commentaires et qui peut transmettre .
< br > 3 Cliquez sur un menu Propriétés que vous avez fait à l'étape 2 pour régler Tracking , qui vous dira si le document a été transmis , quand et à qui .
4 Entrez à nouveau sur Propriétés pour définir le contrôle de version , qui vous permet d'accéder à des contrôles qui conserve la trace de ces versions et les versions eux-mêmes.
5 Définissez les options dans la fenêtre Propriétés de vous informer de la source de l' information, et même si vous souhaitez l'accepter dans votre système si vous travaillez avec un document provenant de l'extérieur de votre organisation.
6 Utilisez les options de propriété du programme de fixer des dates d'expiration pour l'accès , tels que la constriction d'un utilisateur de lire le document dans une période de temps spécifique . Employer cette option pour vous donner des informations comme si le destinataire a été ouvert ou lu quelque chose , et si vous avez besoin de leur rappeler de prendre des mesures.
7 révoquer l'autorisation d' accéder à un document dans les conditions que vous avez définies Propriétés dans de telles situations que le licenciement d'un salarié qui pourrait utiliser le document en cours d'emploi .
8 configurer votre système pour effectuer des modifications d'édition uniformes à l'échelle des systèmes , de sorte que toutes les copies sont affectées à la fois qu'ils soient en ligne ou hors tension, ou même dans d'autres ordinateurs.
|
