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La meilleure chose au sujet du dépôt des documents sur un ordinateur peut également être défi thebiggest : Vous êtes totalement libre de créer des œuvres d' systemthat de dépôt pour vous . Avant tout de la fin de vos fichiers jusqu'à empilés qui knowswhere , mettre de l'ordre sur votre disque dur . Pensez à tous les temps et energyyou'll économiser chaque fois que vous avez besoin de trouver un fichier dans l'avenir. Instructions
1 configurer des dossiers large catégorie dans Mes documents ( Windows) ou sur votre disque dur ( dans un Mac OS). Lire 185 Créer un système de dépôt Flawless des suggestions sur les noms de marque .
2 Mettre en place des sous-dossiers dans chaque catégorie. Par exemple, trier les documents financiers par an ou saisis , et les documents relatifs à la famille par personne .
3 Utilisez la fonction de tri de l'ordinateur. Mettez "AAA" (ou un espace) devant les noms des dossiers les plus utilisés et les « ZZZ » (ou une balle ) devant ceux les moins utilisés , de sorte que l'ancien flottent à la surface d'une liste alphabétique et celui-ci va au fond . Ou utiliser 01 , 02, 03 et ainsi de suite
4 Spécifiez le dossier par défaut de votre ordinateur enregistre les fichiers po Cela se fait habituellement dans le menu Préférences - . Dans Word pour Windows XP, par exemple , déroulez le menu Outils sur Options, cliquez sur l'onglet Emplacement du fichier , sélectionnez Documents , puis cliquez sur Modifier.
5 Trier les fichiers à vos besoins . Trier par date , par exemple , pour trouver le fichier que vous avez travaillé sur le plus récemment. ( Dans Windows XP , déroulez le menu Affichage , sélectionnez Réorganiser les icônes par , et choisissent de modification . Utilisateurs de Mac doivent cliquer sur la fenêtre, ils veulent trier, déroulez le menu Affichage pour que List, puis sélectionnez par date de modification . ) Ou trier par genre et type de regrouper toutes les feuilles de calcul , par exemple.
6 utilisation des noms de fichiers significatifs pour vos documents. Un nom de fichier comme CV est moins utile que Resume_Sales_10_2004 . Rappelez-vous de ne pas utiliser des barres , deux-points , astérisques ou de toute autre ponctuation que d'une seule période qui précède le suffixe .
7 Gardez affiner votre système de classement pour que cela fonctionne de mieux en mieux . Renommer ou réorganiser les dossiers et archives ou corbeille inactifs . Éviter la duplication des dossiers , en particulier ceux contenant des photos ou autres fichiers volumineux , vous remplissez votre lecteur et créer une confusion
8 Utilisez la fonction Enregistrer sous si vous souhaitez conserver une version stable d'un document. . Vous devez spécifier un nouveau nom de fichier, que vous pouvez baser sur l'ancien ou le changement total. Cette astuce de geeks de la vieille école est toujours une bonne chose : Ajouter V1 , V2, V3 et ainsi de suite à la fin d'un nom de fichier pour le suivi des versions d'un document que vous modifiez le temps
9. réserver votre bureau pour les éléments qui nécessitent une attention immédiate . Lorsque vous avez terminé de travailler avec eux , de les déposer dans le dossier approprié . Essayez de ne pas stocker des documents à long terme sur votre bureau.
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