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Vous avez raison de penser à la documentation nécessaire pour une conception de feuille de calcul! Il aide à rendre la feuille de calcul compréhensible, maintenable et réutilisable. Voici une ventilation de ce dont vous aurez besoin et pourquoi:
Documentation essentielle:
1. Exigences du projet:
- Objectif: Qu'est-ce que la feuille de calcul destinée à accomplir? Quels problèmes résout-il?
- utilisateurs cibles: Qui utilisera la feuille de calcul? Quels sont leurs niveaux de compétence?
- Sources de données: D'où vient les données? À quelle fréquence sera-t-il mis à jour?
- Sorties: Quelles informations doivent être générées? Dans quels formats?
- Contraintes: Y a-t-il des limites aux types de données, aux formules ou à la mise en forme?
2. Dictionnaire de données:
- En-têtes de colonne: Une description claire de chaque colonne dans la feuille de calcul.
- Types de données: Définissez les types de données pour chaque colonne (par exemple, texte, nombres, dates).
- Unités: Le cas échéant, spécifiez les unités de mesure (par exemple, dollars, compteurs).
- Gamme de données: Définissez les valeurs admissibles pour chaque colonne (par exemple, tranche d'âge, catégories de produits).
- Relations de données: Décrivez toutes les relations entre les colonnes (par exemple, un-à-plusieurs, des références croisées).
3. Définitions de formule:
- Descriptions de formules: Expliquez le but et la logique de chaque formule utilisée.
- Références de formule: Indiquez les cellules référencées dans chaque formule.
- Hypothèses: Indiquez toutes les hypothèses faites dans les calculs de formule.
- Exemples: Fournir des exemples de calculs pour illustrer le comportement de la formule.
4. Disposition et formatage:
- Structure de feuille: Décrivez l'organisation de la feuille de calcul (par exemple, des feuilles séparées pour les données, les calculs, les sorties).
- Formatage: Spécifiez les directives de formatage (par exemple, les polices, les couleurs, l'alignement des cellules).
- graphiques et graphiques: Décrivez tous les graphiques ou graphiques utilisés dans la feuille de calcul.
5. Guide de l'utilisateur:
- Instructions: Fournissez des instructions étape par étape pour utiliser la feuille de calcul.
- Conseils et astuces: Offrez des conseils utiles pour maximiser la fonctionnalité de la feuille de calcul.
- Dépannage: Résoudre les problèmes communs et fournir des solutions.
Documentation supplémentaire (facultative mais bénéfique):
* Règles de validation des données: Définissez les règles de saisie des données pour garantir la précision et la cohérence.
* Gestion des erreurs: Documentez comment les erreurs seront détectées et gérées.
* Contrôle de version: Maintenez une histoire de modifications apportées à la feuille de calcul.
* Glossaire: Définissez tous les termes techniques utilisés dans la feuille de calcul.
Conseils pour une conception de feuille de calcul efficace:
* Gardez les choses simples: Évitez la complexité inutile.
* Utilisez des noms descriptifs: Rendez les en-têtes de colonne et les noms de feuilles clairs et compréhensibles.
* Testez soigneusement: Validez la feuille de calcul avec divers scénarios de données.
* Communiquez efficacement: Partagez la documentation avec tous les utilisateurs.
En prenant le temps de documenter votre conception de feuille de calcul, vous créez un outil plus robuste et maintenable plus facile à utiliser et à comprendre.
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