Comment envoyer par courrier électronique des documents trop volumineux ?

1. Services de stockage cloud (les plus courants et recommandés)

* Comment ça marche : Téléchargez le fichier sur un service de stockage cloud tel que Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud Drive ou Box. Ensuite, partagez un lien vers ce fichier avec le(s) destinataire(s). Vous pouvez contrôler qui a accès et s'ils peuvent modifier ou simplement afficher.

* Avantages :

* Gère les fichiers volumineux : Ces services sont conçus pour les fichiers volumineux (souvent jusqu'à plusieurs Go, selon votre forfait).

* Fonctionnalités de collaboration : Permet une collaboration, un contrôle de version et des commentaires faciles (en particulier Google Drive et Dropbox).

* Sécurité : Offre des fonctionnalités de sécurité telles que la protection par mot de passe, les dates d'expiration des liens et les autorisations d'accès.

* Commodité : Facile à utiliser pour l'expéditeur et le destinataire. La plupart des gens possèdent déjà un compte auprès d’au moins un de ces services.

* Pas besoin de compresser : Vous n'avez pas besoin de compresser le fichier, ce qui conserve sa qualité d'origine.

* Compatibilité multiplateforme : Fonctionne sur n'importe quel appareil doté d'un navigateur Web et d'une prise en charge des applications.

* Inconvénients :

* Compte requis : Idéalement, vous et le destinataire devriez avoir un compte avec le service choisi (bien que de nombreux services permettent la visualisation/téléchargement sans compte avec des fonctionnalités limitées).

* Limites de stockage : Les comptes gratuits ont un espace de stockage limité. Vous devrez peut-être passer à un forfait payant pour des fichiers plus volumineux ou une utilisation fréquente.

* Problèmes de confidentialité : Soyez conscient des politiques de confidentialité du fournisseur de stockage cloud. Utilisez des mots de passe forts et activez l’authentification à deux facteurs.

* Étapes :

1. Choisissez un service : Sélectionnez un service de stockage cloud.

2. Téléchargez le fichier : Téléchargez le document volumineux sur votre stockage cloud.

3. Partagez le lien : Générez un lien partageable pour le fichier.

4. Définir les autorisations (important) : Décidez qui peut accéder au fichier (toute personne disposant du lien ou des personnes spécifiques). Décidez s’ils peuvent afficher uniquement, commenter ou modifier.

5. Envoyez le lien par e-mail : Collez le lien dans votre message électronique et envoyez-le.

2. Services de transfert de fichiers (bon pour les transferts uniques)

* Comment ça marche : Il s'agit de services Web spécifiquement destinés au transfert de fichiers volumineux. Vous téléchargez le fichier et le service fournit un lien que vous envoyez par courrier électronique au destinataire. Le destinataire télécharge le fichier dans un certain délai.

* Exemples :

* WeTransfer :Simple et populaire. La version gratuite a des limites sur la taille des fichiers et la durée de stockage.

* Smash :Une autre option facile à utiliser axée sur la présentation visuelle.

* TransferXL :propose des transferts cryptés.

* Envoyer n'importe où :peut envoyer des fichiers directement aux appareils à l'aide d'une clé.

* Avantages :

* Facile à utiliser : Très simple, il suffit généralement de glisser-déposer le fichier.

* Aucun compte requis (souvent) : De nombreux services vous permettent d'envoyer des fichiers sans créer de compte.

* Prise en charge des fichiers volumineux : Gère bien les gros fichiers.

* Inconvénients :

* Durée de stockage limitée : Les fichiers ne sont généralement disponibles que pendant une durée limitée (par exemple une semaine) avant d'être supprimés.

* Publicité : Les services gratuits peuvent afficher des publicités.

* Sécurité : Même si certains proposent le cryptage, soyez prudent quant à la sécurité des services moins connus.

* Moins de contrôle : Vous avez généralement moins de contrôle sur les autorisations d’accès par rapport aux services de stockage cloud.

* Étapes :

1. Choisissez un service : Sélectionnez un service de transfert de fichiers.

2. Téléchargez le fichier : Téléchargez le fichier sur le service.

3. Obtenez le lien : Le service générera un lien de téléchargement.

4. Envoyez le lien par e-mail : Collez le lien dans votre e-mail et envoyez-le.

3. Compression (fichiers ZIP)

* Comment ça marche : Compressez le fichier dans une archive ZIP. Cela réduit la taille du fichier, parfois suffisamment pour respecter les limites des pièces jointes aux e-mails.

* Avantages :

* Simple et intégré : La plupart des systèmes d'exploitation disposent d'outils de compression ZIP intégrés (Windows, macOS).

* Préserve le contenu du fichier : L'archive ZIP contient tous les fichiers et dossiers originaux.

* Inconvénients :

* Réduction de taille limitée : Le niveau de compression dépend du type de fichier. Certains types de fichiers (comme les PDF, les JPEG et les vidéos) sont déjà compressés, vous ne constaterez donc pas de réduction significative.

* Peut-être encore trop grand : Même après compression, le fichier peut toujours dépasser les limites des pièces jointes aux e-mails.

* Le destinataire doit décompresser : Le destinataire doit disposer d'un logiciel pour décompresser le fichier.

* Ne résout pas le problème sous-jacent : N'évolue pas bien si vous devez partager fréquemment des fichiers volumineux.

* Étapes :

1. Compressez le fichier : Faites un clic droit sur le fichier (ou le dossier contenant les fichiers) et choisissez « Compresser en fichier ZIP » (Windows) ou « Compresser » (macOS).

2. Joindre à un e-mail : Joignez le fichier ZIP à votre e-mail.

4. Fractionner le fichier (moins recommandé)

* Comment ça marche : Divisez le gros fichier en parties plus petites. Envoyez chaque partie sous forme de pièce jointe distincte à un e-mail. Le destinataire doit réassembler les pièces.

* Avantages :

* Évite les services cloud/tiers : Si vous êtes préoccupé par l'utilisation du stockage cloud ou d'autres services.

* Inconvénients :

* Inconvénient : Cela prend du temps, tant pour l'expéditeur que pour le destinataire.

* Sujet aux erreurs : Il est facile de faire des erreurs lors du fractionnement et du remontage.

* Nécessite un logiciel spécial : Le destinataire a souvent besoin d'un logiciel spécial pour joindre des fichiers fractionnés.

* Moins sécurisé : Plus difficile de protéger les pièces individuelles.

* Évitez cette méthode si possible; Les services de stockage dans le cloud ou de transfert de fichiers sont de bien meilleures options. Si vous *devez* utiliser cette méthode, envisagez d'utiliser un utilitaire de fractionnement de fichiers qui ajoute des sommes de contrôle à chaque pièce pour garantir qu'elles sont correctement assemblées.

5. Utilisation de l'envoi de fichiers volumineux intégré au client de messagerie (limité)

* Comment ça marche : Certains clients de messagerie (comme Outlook, parfois Gmail avec intégration de Google Drive) disposent de fonctionnalités intégrées qui téléchargent automatiquement des pièces jointes volumineuses sur leurs services cloud respectifs et insèrent un lien dans l'e-mail.

* Avantages :

* Pratique (si pris en charge) : Le processus est généralement géré automatiquement par le client de messagerie.

* Intégration transparente : Fonctionne directement dans votre client de messagerie.

* Inconvénients :

* Support limité : Tous les clients de messagerie ne disposent pas de cette fonctionnalité.

* Dépend du fournisseur de messagerie : S'appuie sur le stockage cloud du fournisseur de messagerie (par exemple, Google Drive pour Gmail).

* Moins de contrôle : Vous pourriez avoir moins de contrôle sur les autorisations d’accès.

Choisir la meilleure méthode

* Pour le partage fréquent de fichiers volumineux et la collaboration : Services de stockage cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive) sont la meilleure option.

* Pour un transfert unique d'un fichier volumineux : Services de transfert de fichiers (WeTransfer, Smash) sont idéales.

* Si le fichier est légèrement trop volumineux : Compression (ZIP) pourrait être suffisant.

* Évitez de diviser les fichiers sauf si cela est absolument nécessaire.

* Tenez compte des compétences techniques et de l'accès à Internet du destinataire. S’ils ne sont pas à l’aise avec les services cloud, un service de transfert de fichiers pourrait être la meilleure option.

Considérations importantes pour toutes les méthodes

* Sécurité : Soyez toujours attentif à la sécurité. Utilisez des mots de passe forts, activez l'authentification à deux facteurs sur vos comptes de stockage cloud et soyez prudent lorsque vous partagez des informations sensibles. Si vous utilisez un service de transfert de fichiers, vérifiez leurs politiques de sécurité. Si disponible, utilisez la protection par mot de passe sur le lien partagé.

* Confidentialité : Soyez conscient des politiques de confidentialité des services que vous utilisez.

* Communication : Expliquez clairement au destinataire comment accéder au fichier. Incluez des instructions sur la façon de télécharger, décompresser ou afficher le fichier.

* Limites de taille de fichier : Soyez conscient des limites de taille de fichier de tout service que vous utilisez.

* Communication alternative : Pensez à informer le destinataire via une autre méthode, comme un message texte ou un appel téléphonique, que vous lui avez envoyé un lien vers un fichier volumineux pour éviter qu'il ne se perde dans son filtre anti-spam.

En comprenant ces méthodes, vous pouvez choisir la meilleure approche pour envoyer vos documents volumineux rapidement, en toute sécurité et facilement.