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Si vous exploitez une entreprise, disposer de données de clients sur place est indispensable . Cependant, la façon dont vous utilisez ces données est encore plus important . Si vous créez un document de réception dans Microsoft Word , copier et coller les données des clients est insuffisante. Copier et coller à partir d'Excel peut introduire des erreurs de saisie de données . Par exemple, vous pouvez copier le nom du client d'une rangée et l'adresse (fausse ) d'une rangée adjacente . La meilleure solution est d'utiliser des champs de fusion pour remplir un formulaire de reçu de Word avec les données Excel . Instructions
1 Ouvrez votre document de réception . Cliquez sur l'onglet " Publipostage " .
2 Cliquez sur le bouton " Sélectionner les destinataires " . Sélectionnez l'option " Utiliser la liste existante . " Accédez à l'emplacement de votre feuille de calcul Excel. Cliquez sur le nom du fichier Excel . Cliquez sur le bouton "Ouvrir".
3 Sélectionnez la feuille de calcul qui contient les données des clients de la boîte de dialogue "Sélection de la table " . Laissez l'option " première ligne de données contient des en-têtes de colonnes " vérifiée si elle s'applique à votre feuille de calcul . Par exemple, il s'appliquerait si la première ligne et les cellules de votre feuille de calcul est "Nom" au lieu du nom réel d'un client . Cliquez sur le bouton "OK".
4 Cliquez sur le lieu de votre réception où vous voulez insérer le nom de votre client . Cliquez sur le bouton «Insérer Merge Field " . Sélectionnez le domaine qui correspond au nom de votre client . Ces champs sont à votre feuille de calcul Excel.
5 Répétez l'étape 4 pour toutes les informations du client que vous voulez sur votre reçu.
6 Cliquez sur " Aperçu des résultats " bouton . Vous pouvez voir le reste des recettes de votre client en cliquant sur la flèche vers l'avant à côté du "1".
7 Cliquez sur " Terminer et fusionner " bouton. En sélectionnant " Modifier des documents individuels " créeront de nouveaux documents pour chaque réception . Sélectionner " Imprimer des documents " permet d'imprimer chaque réception sans créer de nouveaux documents. Sélectionnez l'option qui vous convient le mieux .
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