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Microsoft Excel est un tableur qui permet aux utilisateurs de gérer, d'organiser et de manipuler une variété de données . En particulier , vous pouvez utiliser Excel pour créer des listes de diffusion. C'est une fonctionnalité particulièrement utile pour les petites entreprises qui peuvent vouloir envoyer une lettre promotionnelle massive ou e-mail ou pour les personnes ayant besoin d'annoncer une réunion ou une fonction similaire. Non seulement vous êtes prêt à envoyer des lettres aux tous vos clients , vous pouvez également cibler l' emplacement ou toutes autres données que vous avez dans votre liste de diffusion . Instructions
1 déterminer quels champs doivent être inclus dans votre liste d'envoi . En plus du nom , numéro de téléphone et l'adresse , c'est une bonne idée d'inclure des adresses de courriel, date de la dernière commande et une colonne de notes , que vous pouvez utiliser afin d'inclure des informations pertinentes telles que les anniversaires . Par exemple, si vous possédez un restaurant , et vous voulez envoyer des avis d'anniversaire pour les clients et vous connaissez leurs anniversaires, vous pouvez créer une colonne « anniversaires » et envoyer des salutations ou des coupons . La «date de Last Order " colonne est un moyen particulièrement utile pour localiser les clients qui n'ont pas visité récemment et leur envoyer une note amicale en leur rappelant que vous oubliez leur patronage .
2 Ouvrez un tableur Excel en cliquant sur le bouton «Démarrer » puis sur « Tous les programmes », puis «Microsoft Office ».
3 Créez vos têtes de colonne , en commençant par la cellule 1 . Inclure les rubriques pour « Prénom », « Nom », « Adresse Rue », « ville », « État », « Code postal », « numéro de téléphone », « Adresse email » et «Notes» dans les colonnes A1 , B1 , C1, D1 , E1, F1 , G1, H1 et I1, respectivement . Séparer chaque composant de l'adresse que vous permet la possibilité de rechercher plus tard pour les clients ou les individus par ville ou l'Etat , qui pourrait être particulièrement utile pour des promotions ou des événements. Par exemple, si vous êtes un organisme de bienfaisance qui visite les différentes villes pour micros de bienfaisance , vous envoyez vos mémos aux personnes situées dans la ville pertinentes pour les informer des dates de ramassage et les lieux spécifiques de leur ville.
4 geler la rangée du haut en cliquant sur «Affichage» dans la barre d'outils , puis en sélectionnant " Figer les volets . " Sélectionnez "Geler les Rangée du haut . " Cela vous permettra de visualiser vos titres de colonnes lorsque vous faites défiler vos données.
5 collecter vos données et commencer à importer dans votre feuille de calcul .
6 trier vos données , si nécessaire, et même des informations spécifiques telles que la ville ou la ville. Mettre en évidence toute la feuille et cliquez sur le bouton " Trier et filtrer » situé sous l'onglet «Accueil» sur la barre d'outils Excel. Cliquez sur " Tri personnalisé " et sélectionnez la colonne que vous souhaitez trier. Cela va réaligner vos données si vous pouvez extraire des informations spécifiques.
7 Enregistrer votre feuille de calcul Excel comme une liste de diffusion dans un dossier facilement reconnaissable.
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