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Si vous faites un mailing de masse , que ce soit à des fins commerciales ou une lettre de vacances en famille , vous pouvez économiser beaucoup de temps et d' énergie en faisant un publipostage dans Microsoft Office . Vous pouvez entrer votre liste d'adresse tout en spreadsheeting utilisant Microsoft Excel, et mettre en place le publipostage dans Word. Un publipostage qui fonctionne pour créer une planche d'étiquettes et les placer automatiquement vos données du carnet d'adresses dans chaque étiquette , de sorte que vous n'avez pas à taper manuellement chaque étiquette. Choses que vous devez
feuilles d'étiquettes Microsoft Word Microsoft Excel
imprimante
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1 configurer la liste d'adresses dans un feuille de calcul Excel. Dans Excel , entrez les en-têtes de colonnes appropriées dans la première ligne d'une feuille de calcul vide , comme prénom, nom, adresse 1 , adresse 2 , Ville, Etat , code postal . Sous chaque en-tête de colonne , entrez l'entrée correspondante pour chaque personne de votre liste d'adresses. Descendre à la ligne suivante et continuer à ajouter des entrées jusqu'à ce que vous avez terminé la liste d'adresses .
2 Définir le nom de la liste d'adresses de sorte que vous serez en mesure de trouver facilement quand vous commencez l' publipostage. Cliquez et faites glisser pour sélectionner toutes les cellules des feuilles de calcul . Cliquez sur l'onglet "Formules" dans Excel. Dans le groupe " Noms définis " , cliquez sur " Définir un nom. " Entrez un nom pour la liste d'adresses qui vous aideront à reconnaître. Cliquez sur « OK ».
3 Enregistrer la feuille de calcul . Fermez Microsoft Excel.
4 Ouvrez Microsoft Word pour créer des étiquettes pour le publipostage. Cliquez sur l'onglet " Publipostage " . Dans le groupe "Start publipostage " , cliquez sur "Démarrer publipostage . " Sélectionnez « étiquettes ». Dans la boîte de dialogue "Label Options" , sélectionnez le type d'imprimante que vous allez utiliser , le fabricant de vos planches d'étiquettes et le numéro de produit des feuilles d'étiquettes ( sur l'emballage ) . Cliquez sur « OK ». Un nouveau document s'ouvre avec les étiquettes personnalisées mises en place dans un tableau.
5 Cliquez sur le " bouton Microsoft Office , " et sélectionner " Options Word ". Cliquez sur "Avancé". Sous la rubrique « Général », sélectionnez « Confirmer Format de fichier Conversion sur Ouvrir. " Cliquez sur « OK ». Cela facilitera le processus de liaison de votre liste d'adresses pour le publipostage.
6 Cliquez sur l'onglet " Publipostage " à nouveau. Dans le groupe "Start publipostage " , cliquez sur " Sélectionner les destinataires ". Sélectionnez l'option " Utiliser la liste existante . " Choisissez la feuille de calcul Excel que vous avez créé dans la boîte de dialogue. Double- cliquez sur le fichier . Dans la boîte de dialogue suivante, sélectionnez "MS feuilles de calcul Excel via un DDE (*. Xls) . " Cliquez sur « OK ». Sélectionnez la feuille de calcul que vous souhaitez fusionner . Cliquez sur « OK ». Les étiquettes sont maintenant liés à la liste d'adresses .
7 ajouter des espaces réservés aux étiquettes , donc Parole sait où placer les entrées d'adresses connectés. Chaque espace réservé, connu comme un champ de fusion et publipostage , correspondra à une entrée sur votre liste d'adresses. Dans l'onglet " Publipostage " dans le groupe " écriture et d'insertion Fields" , cliquez sur " Faire correspondre les champs . " Utilisez cette boîte de dialogue pour faire correspondre les éléments d'une adresse pour les en-têtes de colonnes de votre fichier Excel. Sélectionnez dans la liste déroulante sur la droite qui correspond à l'en-tête de colonne correspondant à votre fichier . Sélectionner uniquement les éléments que vous souhaitez inclure dans chaque étiquette.
8 Entrez les champs de fusion en cliquant dans votre document étiquette où vous voulez entrer dans le premier champ. Dans le groupe « écriture et d'insertion Fields» , cliquez sur « Bloc d'adresse ». Sélectionnez les éléments que vous voulez inclure et cliquez sur "OK". Cliquez sur "Update étiquettes " dans le groupe " écriture et d'insertion Fields" . Cela va dupliquer l'étiquette et l'appliquer à tous les autres labels .
9 Aperçu du publipostage quand il est terminé . Dans le « Aperçu des résultats " groupe sur l'onglet " Publipostage " , cliquez sur " Aperçu des résultats. "
10 Finition et imprimer les étiquettes en cliquant sur " Terminer et fusionner " dans le groupe "Terminer" sur l'onglet " Publipostage " . Cliquez sur " imprimer des documents. " Vous pouvez choisir d'imprimer toutes les étiquettes ou juste une sélection. Assurez-vous que votre imprimante est connectée à l'imprimante et les feuilles d'étiquettes sont correctement alimenté dans l'imprimante.
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