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Beaucoup d'utilisateurs de tableurs tirer parti des fonctionnalités de base de données dans Microsoft Excel lorsque vous travaillez avec les données d'un tableur . Recherche simple , trier et fonctions de filtrage sont disponibles via le menu "Data" d'Excel . Microsoft Access est une base de données complète , relationnelle qui est compatible avec Microsoft Excel. Importation de données de feuille de calcul Excel dans Microsoft Access offre plusieurs avantages , notamment l'amélioration de la saisie des données , l'accès multi-utilisateur et des options avancées de reporting . Étiquettes de données de colonne Excel sont convertis en noms de champ , les données de colonne sont converties en champs et chaque rangée est converti en un enregistrement au cours de la procédure d'importation . Instructions
1 enregistrer vos données de feuille de calcul dans Excel en utilisant le menu "Enregistrer" "Fichier" . Bien Access reconnaît une gamme de supports de substitution , y compris délimité dBASE et le texte , il est préférable d'utiliser le format natif Excel pour votre fichier enregistré. L'accès est configuré pour importer directement des fichiers Excel et fournit des options pour continuer à travailler avec les données des deux produits après le processus d'importation .
2 Démarrez Microsoft Access et ouvrez la base de données dans laquelle vous souhaitez importer votre données Excel . Vous pouvez créer une nouvelle base de données vide dans Access en cliquant sur " Fichier", " Nouveau " et en sélectionnant l'option " Base de données vide " . Indiquez un nom pour le fichier lorsque vous êtes invité . Cliquez sur " Fichier", " Obtenir des données externes ", " Importer" et sélectionnez le format Excel. Localisez votre feuille de calcul sous-répertoire et importer votre feuille de calcul dans Microsoft Access. Si vous utilisez Microsoft Access version 7, vous pouvez également cliquer sur l'onglet " Données externes " en haut de votre écran et sélectionnez " Excel " comme format d'importer les données d'un tableur . Vous pouvez ajouter les données à une table existante ou créer une nouvelle table pour vos données de feuille de calcul Excel .
3 Sélectionnez la feuille de calcul ou de la plage que vous souhaitez importer à partir de l'assistant d'importation et cliquez sur "Suivant ». Sélectionnez les en-têtes de colonne d'Excel que vous souhaitez importer en tant que noms de domaine et vérifiez que vous voulez créer une nouvelle table ou ajouter des données à une table existante. Cliquez sur «Suivant » pour continuer. Vous pouvez changer les noms des champs , sautez champs que vous ne souhaitez pas importer et sélectionnez les options d'indexation , y compris une clé primaire pour trier vos données de feuille de calcul dans Access. Cliquez sur " Terminer" quand vous êtes satisfait de vos sélections.
4 Consultez le tableau Analyzer résultats de l'assistant pour vérifier la structure des tables de base de données Access a créé à partir de votre feuille de calcul Excel. L'assistant va diviser les tables contenant des informations en double dans des tables séparées pour que chaque catégorie de données est stocké une seule fois. Vérifiez stage pratique au sein de tables , sélectionnez la clé primaire utilisée pour le tri et corriger d'éventuelles erreurs typographiques avant de terminer le processus d'importation .
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