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Excel peut simplifier les tâches d'organisation , de permettre la visualisation des données ou des tendances et des analyses de données. Cependant, feuilles de calcul Excel sont seulement aussi bon que vous leur faites . Tableurs aléatoires pourraient travailler pour faire un tableau rapide ou une table, mais ils deviennent problématiques lorsque vous renvoyer à plus tard. Faire mieux tableurs Microsoft Excel est une question de prendre le temps de bien faire les choses , à quelques minutes de la fin avant peuvent sauver des heures sur la durée de votre feuille de calcul . Instructions
1 Break up de vos données. Excel avoir une grande et constante expansion , le nombre de lignes et de colonnes disponibles par feuille ; classeurs Excel peuvent aussi avoir beaucoup plus que les trois feuilles par défaut . Pour les petits ensembles de données , plusieurs morceaux distincts de données pourraient être capables de tenir sur une seule feuille . C'est une bonne pratique de mettre une seule table , une liste ou un ensemble connexe de données sur chaque feuille .
2 nom de vos données. Dans Excel , vous pouvez nommer les feuilles de calcul , des cellules et des plages de cellules . Prenez l'habitude de cellules de nommage que vous consultez souvent avec des noms logiques qui suivent votre convention de nommage . Par exemple , si vous avez une cellule avec un taux d'intérêt , vous pourriez le nommer " TAUX.INTERET " . Vous pouvez ensuite l'utiliser dans une formule dans une feuille de calcul de votre fichier par son nom ( "= TAUX.INTERET * F3 " ), ce qui simplifie la saisie de la formule ainsi que la vérification ultérieure. Les plages nommées peuvent être utilisés sous forme de listes pour éviter les fautes de frappe ou de choix de limite .
3 utilisation des commentaires. Les commentaires peuvent être ajoutés à n'importe quelle cellule dans une feuille de calcul Excel en utilisant le menu du clic droit , vous pouvez aussi saisir vos commentaires dans les cellules adjacentes à la zone que vous commentez . Les commentaires doivent être utilisés pour expliquer les actions que vous avez déjà prises , les raisons de faire votre feuille de calcul comme vous l'avez fait , ou sources de données --- tout ce qui pourrait être nécessaire plus tard .
4 utiliser des formules et des macros pour simplifier les tâches . Méthodes rapides et sales comme le couper -coller et de travaux de dactylographie , mais les formules peuvent réduire le risque d'erreur humaine , surtout quand vous avez besoin de résumer vos données. Certaines combinaisons de fonctions clés, telles que l'utilisation INDEX pour recueillir des informations depuis un autre emplacement combiné avec MATCH afin Excel recherche l'emplacement de la cellule correcte pour vous , peuvent gagner du temps , vous assurer que vos données de synthèse est mis à jour et prévenir les erreurs .
5 Faire un couvercle ou d'une feuille de base de votre feuille de calcul. Indiquez votre nom , le but de la feuille de calcul , des changements majeurs journal et des variables de décision majeurs. Cette pratique peut sembler exagéré stupide ou comme quand vous êtes la seule personne qui utilisera un tableur, mais les pages de garde sont utiles , même dans ces situations. Ils ont non seulement simplifier votre interaction avec votre feuille de calcul , mais vous obligent à réfléchir à ce que vous faites avec les données et tableurs en premier lieu .
6 vérifier les erreurs souvent . Vérification des erreurs peuvent parfois se faire par la création d' un graphique et la recherche de valeurs aberrantes , des tendances ou des plages de données attendus. Dans d'autres cas , vous devrez peut-être répondre à vos données aux valeurs attendues en utilisant des formules . Excel offre une variété de fonctionnalités formule - audit , comme montrant des formules dans les cellules au lieu des résultats, qui peuvent vous aider dans cet effort. Ne jamais publier ou de partager vos résultats , sauf si vous avez fait une vérification d'erreur .
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