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Création d' une base de données de distribution en utilisant Excel est beaucoup plus rapide que de traiter individuellement des lettres pour les envois de masse. En outre , vous pouvez organiser les en-têtes de colonnes par la source de données que vous utilisez pour entrer les adresses , car organiser les en-têtes de colonnes n'aura pas d'impact sur la façon dont les adresses apparaissent dans votre lettre. Par exemple, si vous entrez les données en utilisant une source qui commence par un nom, titre du poste, société, puis l'adresse , organiser vos cellules dans l'ordre de gauche à droite . De cette façon, vous n'avez pas à sauter autour de cellule en cellule que vous entrez des données . Instructions
1 Ouvrez Excel et place des en-têtes de colonnes dans la première rangée de la feuille de calcul . Placez un seul en-tête dans une cellule.
2 Tapez les têtes d'adresse standard, un dans chaque cellule de la rangée du haut. Inclure le " titre de courtoisie », « Prénom », « Nom », « suffixe », « Adresse 1», « Adresse 2», « ville », « État » et « Code postal ».
le « titre de courtoisie " est un titre de respect comme " Monsieur ", " Madame ", " Mademoiselle ", " Mme " ou "Dr. " Le suffixe " " est ajouté à la fin d'un nom après une virgule comme "MD ", " Jr." et " père " Le champ « Adresse 2 » est d' accueillir les adresses de deux lignes
3 Type de ces champs supplémentaires dans une cellule chacun dans la première rangée pour obtenir des adresses : . " Fonction ", " Département . »et « Société »
4 Type de ces champs supplémentaires dans une cellule chacun dans la première rangée , si vous envoyez l'envoi de deux personnes qui sont à la même adresse : « 2 Courtoisie titre " " 2 Prénom », «2 Nom " et "2 suffixe ". Utilisez ces champs pour les couples ou les partenaires vivant ensemble . Pour les lettres d'affaires , envoyer chacun leur propre lettre
5 taper ces champs si vous préférez les inclure : . . " Pseudo ", " Middle Name » et « Pays ou région »
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