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Une base de données Access est un excellent véhicule pour stocker les dossiers des employés , des dates de location et l'adresse domiciliaire de salaire et de l'information de retenues salariales . Si vous prévoyez d'utiliser une base de données Access pour vos calculs de la paie , de concevoir vos tables première , les remplir avec les informations de base nécessaires , puis d'utiliser une série de requêtes et de rapports calculés pour calculer les charges sociales et autres informations importantes . Construire le tableau
Lorsque vous générez la table sur laquelle la base de données de la paie des employés est basée , vous devez définir les champs correctement. Vous devez champs pour le prénom et le nom de chaque travailleur , ainsi que d'un champ qui stocke le numéro de sécurité sociale de chaque travailleur ou ID employé . Le salaire annuel de l'ouvrier va dans un autre domaine , ce champ doit être dans le format monétaire . Vous n'avez pas à créer des champs pour les montants de retenues à la source , comme vous pouvez calculer ces montants fondés sur l'information contenue dans le tableau.
Calculé requêtes
One des choses qui rend Microsoft accéder à un tel programme de base de données efficace est que toutes les données doivent être stockées de manière permanente dans les tableaux. Au lieu de cela , les concepteurs de bases de données peuvent créer une série de champs calculés dans les requêtes. Ces champs calculés fournissent les données en temps réel , sans avoir besoin de stocker des champs supplémentaires dans le tableau. Par exemple, si les informations de salaire est stocké dans un champ appelé " GrossPay », le développeur de base de données peut créer une requête calculée pour calculer l'impôt Medicare basé sur ce chiffre. Ce champ calculé lirait " MedicareTax : [ GrossPay ] * 1,45% , " en supposant que la taxe sur les salaires Medicare est de 1,45 pour cent du salaire de base
Rapports
. une fois la requête et ses champs calculés sont en place , les concepteurs de base de données peut créer un rapport qui permet aux utilisateurs d'obtenir des informations sur les employés qu'ils veulent voir. Le concepteur de la base de données peut créer un rapport pour chaque département, avec ce filtrage pour les travailleurs dans ce département basé sur un code dans la table de base de données rapport . Par exemple, le rapport utilisé par un directeur des services techniques pourrait être filtrée pour les travailleurs avec un code de « TS ». Quand le directeur exécute le rapport , une liste des travailleurs et des salaires apparaît , avec des calculs pour toutes les charges sociales obligatoires .
Données en temps réel
un des plus aspects importants de Microsoft Access est que les utilisateurs peuvent obtenir des informations en temps réel quand ils cliquent sur une requête ou un rapport . Lorsque les utilisateurs accèdent aux éléments de base de données , le programme tire les informations pertinentes directement à partir des tables de base de données , et les résultats comprennent les mises à jour d'autres utilisateurs peuvent viens de faire . Cela permet aux gestionnaires qui travaillent sur un budget, par exemple , pour exécuter un rapport de chacun dans leur département et voir les informations de salaire leur effectif pour l'exercice à ce jour , ainsi que les retenues à la source requises.
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