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Une lettre facture est une lettre de motivation simple qui va de pair avec une facture formelle à une entreprise qui doit de l'argent sur un projet de loi . La lettre pourrait aider à clarifier la dette , ou donner demandes fermes de paiement , en particulier dans le cas d'un client mauvais payeur . Une lettre facture peut également être utilisé par le destinataire des biens et services pour expliquer pourquoi une facture n'a pas encore été payée. Vous pouvez créer votre propre lettre de la facture standard qui sera envoyé aux clients et aux fournisseurs facilement . Instructions
1 écrire l'en-tête de votre lettre facture de la même manière comme une lettre standard. . Saisissez la date en haut , puis descendre quelques lignes et tapez l'adresse complète du destinataire
2 Passer une autre ligne et tapez "Re: " (concernant ) et la raison pour votre lettre. Cela pourrait être «Demande de paiement », « Présentation des factures », ou tout simplement le numéro de facture .
3 Inclure une ligne de salutation si vous avez un nom de contact spécifique à l'entreprise. Par exemple, " l'attention de M. Thompson. "
4 élargir la raison de votre lettre dans la première ligne . Allez droit au but. " S'il vous plaît voir notre facture ci-jointe # 2224 pour 110.65 $ pour l'expédition des gadgets que nous vous avons envoyé Juillet 2 2010" est une première ligne simple et directe. Il doit être court .
5 État vos exigences et conditions. Soyez précis . Par exemple, vous pouvez dire « Garder en conformité avec les termes et les conditions que nous avons établies , cette facture doit être payée dans les 30 jours suivant la date indiquée ci-dessus . "
6 inclure davantage d'informations sur ce qui se passerait-il si la facture n'est pas payée à temps , si ce n'est une lettre de suivi à un payeur délinquant. «Vous pouvez perdre votre rabais si la facture n'est pas payée dans les 30 jours. Nous allons prendre des mesures énergiques pour recueillir cette dette si nécessaire. "
7 Inclure une façon pour le client de vous contacter pour des questions sur la facture . Il peut s'agir d' un numéro de téléphone , adresse e-mail ou les deux. Fermez la lettre avec un " Sincèrement, " avec votre nom complet et le nom de l'entreprise.
8 ajouter le mot « enceinte » au bas de la lettre pour informer le destinataire qu'il devrait y avoir un montant supplémentaire de page qui va avec cette lettre ( la facture réelle).
9 garder le même format général pour une lettre facture à un fournisseur. Dites à votre fournisseur pour lesquelles vous n'avez pas payé à ce jour ( ou lorsque vous prévoyez de payer ) et demander plus d'informations dans la lettre , si nécessaire. Par exemple: « Nous serions heureux de payer votre facture dès que vous nous fournissez les informations suivantes ... " Ces informations peuvent inclure une confirmation de la livraison d'expédition ou une liste plus détaillée des produits et services fournis .
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