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Un message de réponse automatique, également connu sous le nom de « réponse d'absence du bureau » ou de « réponse de vacances », est une réponse électronique pré-écrite qui est automatiquement envoyée à toute personne qui vous envoie un e-mail alors que vous êtes absent du bureau ou que vous n'êtes pas disponible pour répondre aux e-mails. Le but d'un message de réponse automatique est d'informer les expéditeurs que vous n'êtes pas actuellement en mesure de répondre à leurs e-mails et de leur fournir des informations sur la date à laquelle vous comptez revenir et comment ils peuvent vous contacter en cas d'urgence.
Voici quelques éléments courants inclus dans un message de réponse automatique :
1. Sujet :La ligne d'objet doit clairement indiquer qu'il s'agit d'une réponse automatique, telle que « Absent du bureau » ou « Réponse en vacances ».
2. Salut :commencez l'e-mail par un message d'accueil amical, tel que "Bonjour" ou "Merci pour votre e-mail".
3. Explication :Expliquez brièvement pourquoi vous ne pouvez pas répondre aux e-mails pour le moment, par exemple si vous êtes absent du bureau, en vacances ou si vous assistez à une conférence.
4. Date de retour :indiquez une date ou une heure estimée à laquelle vous prévoyez retourner au travail ou être disponible pour répondre aux courriels.
5. Coordonnées :Incluez d'autres informations de contact pour les questions urgentes, comme une personne de contact temporaire ou un numéro de téléphone où elle peut vous joindre.
6. Merci :Exprimez votre gratitude à l'expéditeur pour sa compréhension et pour vous avoir contacté.
7. Signature :Incluez votre nom, votre titre de poste et les informations sur votre entreprise, ainsi que toutes les coordonnées pertinentes.
Exemple de message de réponse automatique :
Sujet :Absent du bureau
Bonjour,
Merci d'avoir contacté [Votre nom] à [Nom de l'entreprise]. Malheureusement, je suis actuellement absent du bureau et je ne peux pas répondre à votre e-mail pour le moment. Je reviendrai au bureau le [Date de retour] et je vous répondrai dans les plus brefs délais après mon retour.
En attendant, si votre problème est urgent, veuillez contacter [Nom du contact alternatif] à [Adresse e-mail du contact] ou [Numéro de téléphone du contact].
J'apprécie votre compréhension et j'ai hâte de répondre à votre e-mail à mon retour.
Cordialement,
[Votre nom]
[Titre d'emploi]
[Nom de l'entreprise]
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