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Une feuille de calcul Excel est un excellent outil pour vous aider à gérer les listes et les données financières , mais à un certain point, vous voudrez peut-être faire plus avec votre feuille de calcul de ces activités. Microsoft Access vous permet d'utiliser les formulaires pour saisir des données , des tables de lien à l'autre, et d'autres fonctions avancées. Selon la complexité de la feuille de calcul est, il est généralement assez facile de convertir des feuilles de calcul Excel en bases de données Access . Ces directions sont pour Access 2003, de sorte que le processus pour l'exportation Excel dans des versions plus récentes peuvent différer de ce qui est présenté ici . Instructions
1 Editez le fichier Excel. Éliminer toutes les lignes ou les colonnes que vous ne voulez pas importer. Si vous ne souhaitez certaines des données dans votre base de données Access , créer une nouvelle plage nommée qui contient uniquement les cellules que vous souhaitez inclure.
2 créer la nouvelle base de données Access . Cliquez sur Fichier , obtenir des données externes , d'importation . Modifier le type de fichier pour Excel (xls ), puis sélectionnez la feuille de calcul à importer. Vous aurez à faire un tableau à l'intérieur de la feuille de calcul à la fois. Si des erreurs se produisent à l'importation , vous devrez peut-être apporter des corrections à la feuille de calcul , puis recommencez le processus d'importation .
3 Access ajouter une clé primaire par défaut. Les clés primaires sont utiles si vous serez en relation des tables . Si vous avez déjà une idée de ce que les tables de lien, vous pouvez définir le champ qui sera la clé primaire lors de l'importation . Par exemple, si deux tableaux contiennent tous les deux un inventaire du ménage et vous voulez que ces tables soient combinées sur un formulaire, vous pouvez sélectionner le nom de l'élément d'inventaire comme clé primaire .
4 importation de feuilles de calcul manuellement en sélectionnant toute la feuille de calcul dans Excel, si vous préférez. Cliquez sur le coin en haut à gauche pour sélectionner la feuille de calcul entière . Cliquez sur ctrl- c pour copier les colonnes. Créer une nouvelle table dans Access , puis cliquez sur le coin supérieur gauche , et cliquez sur Ctrl-V pour coller. Vos tableaux Excel seront collées dans la base de données Access.
5 créer des formulaires de saisie des données et de rapports pour générer des rapports en utilisant les assistants pour les formulaires et rapports .
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