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La « charte de courrier électronique du serveur sortant » n'a pas de signification standard et universellement définie comme un accord de conditions de service. Cependant, en fonction du contexte des serveurs de messagerie, le terme fait probablement référence à un document décrivant les règles et directives d'utilisation du serveur sortant (SMTP) pour l'envoi d'e-mails. . Cette charte peut couvrir différents aspects, du contenu acceptable aux mesures de sécurité.
Voici un aperçu de ce que vous pourriez inclure dans une charte de courrier électronique de serveur sortant, classé par souci de clarté :
1. Politique d'utilisation acceptable (AUP) :
* Objectif de l'utilisation du courrier électronique : Définissez clairement à quoi le serveur de messagerie *devrait* être utilisé. Exemples :
* "Ce serveur est destiné uniquement aux communications professionnelles officielles."
* "Ce serveur est destiné aux communications internes et aux interactions externes autorisées liées à [Nom de l'entreprise/de l'organisation]."
* Contenu interdit : Indiquez explicitement quels types d'e-mails ne sont *pas* autorisés. C’est crucial. Exemples :
* "L'envoi d'e-mails commerciaux non sollicités (spam) est strictement interdit."
* "L'envoi ou la transmission de contenu discriminatoire, harcelant, diffamatoire ou autrement offensant est interdit."
* "L'envoi ou la transmission de contenus illégaux ou illicites est interdit."
* "L'envoi ou la transmission de contenu qui viole les droits d'auteur, les marques commerciales ou d'autres droits de propriété intellectuelle est interdit."
* "L'envoi d'e-mails de phishing ou d'e-mails destinés à tromper les destinataires est interdit."
* Utilisation personnelle : Définissez si l’utilisation personnelle est autorisée et, si oui, quelles sont les limitations. Exemple :"Une utilisation personnelle limitée est autorisée, à condition qu'elle n'interfère pas avec les opérations commerciales et qu'elle soit conforme à tous les autres aspects de cette charte."
* Activités politiques ou religieuses : Précisez si le courrier électronique peut être utilisé à ces fins et quelles sont les restrictions.
* E-mails/marketing en masse : Énoncez la politique d’envoi d’e-mails en masse. Souvent, un service distinct et dédié doit être utilisé pour les campagnes marketing. Exemple :"L'envoi d'e-mails en masse ou de supports marketing via ce serveur est généralement interdit. Les services nécessitant cette fonctionnalité doivent contacter [Service informatique/Contact désigné] pour explorer des solutions alternatives."
2. Politiques de sécurité :
* Sécurité par mot de passe : Insistez sur l’importance de mots de passe forts et de changements réguliers de mots de passe.
* Sécurité du compte : Décrivez les responsabilités en matière de sécurité des comptes. Exemples :
* "Les utilisateurs sont responsables du maintien de la confidentialité de leurs identifiants de connexion."
* "Signalez immédiatement toute violation de sécurité suspectée ou tout accès non autorisé au [service informatique/contact désigné]."
* Antivirus et anti-malware : Obliger l’utilisation d’un logiciel antivirus à jour.
* Sécurité des données : Décrivez toutes les politiques liées au cryptage des données sensibles dans les e-mails.
* Sensibilisation au phishing : Rappelez aux utilisateurs d'être vigilants face aux e-mails de phishing et aux liens suspects.
* Prévention contre l'usurpation d'identité : Décrire les procédures pour empêcher l'usurpation d'e-mail (par exemple, SPF, DKIM, DMARC). Ceci est souvent plus technique et géré par le service informatique, mais les utilisateurs doivent être conscients de l'importance de l'authentification des e-mails.
* Authentification à deux facteurs (2FA) : Si elle est mise en œuvre, cela devrait être obligatoire.
3. Étiquette des e-mails et bonnes pratiques :
* Lignes d'objet : Encouragez les lignes d’objet informatives et concises.
* Adresses de réponse : Assurez-vous que l'adresse « Répondre à » est correcte et surveillée.
* Signature : Exiger l’utilisation de signatures électroniques professionnelles. Fournissez un modèle si nécessaire.
* Confidentialité : Rappelez aux utilisateurs de faire preuve de prudence lorsqu’ils envoient des informations confidentielles par courrier électronique.
* Longueur de la chaîne d'e-mails : Encouragez les utilisateurs à garder les chaînes de courrier électronique concises et à supprimer le contenu inutile lorsqu'ils répondent.
* Limites de taille des pièces jointes : Spécifiez les limites de taille des pièces jointes aux e-mails.
* Messages d'absence du bureau : Fournissez des directives pour définir des messages d'absence du bureau appropriés.
* Filtrage anti-spam : Expliquez les politiques de filtrage du spam du serveur et comment gérer les faux positifs.
4. Considérations de conformité et juridiques :
* Lois sur la confidentialité des données : Reportez-vous aux lois pertinentes sur la confidentialité des données (par exemple, RGPD, CCPA) et soulignez l'importance de se conformer à ces lois lors de l'envoi d'e-mails.
* Politiques de conservation des enregistrements : Décrivez toutes les politiques concernant la conservation des e-mails.
* Suivi et audit : Indiquez que l'utilisation du courrier électronique peut être surveillée et auditée pour vérifier sa conformité à la charte. Soyez transparent à ce sujet. Exemple :"Le service informatique se réserve le droit de surveiller l'activité de messagerie à des fins de sécurité et de conformité."
* Mentions légales : Pensez à inclure une clause de non-responsabilité à la fin de la charte.
* Conséquences des violations : Énoncez clairement les conséquences d'une violation de la charte, qui peuvent inclure la suspension du compte, des mesures disciplinaires ou des sanctions légales.
5. Administration et mises à jour :
* Administrateur de la Charte : Désigner une personne ou un service responsable du maintien et de la mise à jour de la charte.
* Historique des révisions : Incluez une section pour suivre les modifications apportées à la charte.
* Coordonnées : Fournissez les coordonnées pour toute question ou préoccupation concernant la charte.
* Accord et acceptation : Pensez à demander aux utilisateurs de reconnaître et d'accepter les termes de la charte avant d'utiliser le serveur de messagerie.
Exemples d'extraits :
* Exemple de ligne d'objet : « Les lignes d'objet doivent refléter fidèlement le contenu de l'e-mail. Évitez les lignes d'objet vagues comme « Important » ou « Pour information ».
* Exemple de taille de pièce jointe : "Les pièces jointes doivent être limitées à une taille minimale. Les fichiers volumineux doivent être partagés via [Service de partage de fichiers] au lieu de les joindre aux e-mails."
* Exemple de sécurité par mot de passe : "Les mots de passe doivent comporter au moins 12 caractères et inclure un mélange de lettres majuscules et minuscules, de chiffres et de symboles. Les mots de passe doivent être modifiés au moins tous les 90 jours."
Considérations importantes :
* Public : Adaptez la charte au public spécifique à l'aide du serveur de messagerie (par exemple, employés, étudiants, membres).
* Légalité : Consultez un conseiller juridique pour vous assurer que la charte est juridiquement solide et conforme aux lois applicables.
* Clarté : Utilisez un langage clair et concis pour éviter toute ambiguïté.
* Accessibilité : Rendre la charte facilement accessible à tous les utilisateurs.
* Application : Mettre en œuvre des mécanismes pour faire respecter la charte et remédier aux violations.
* Formation : Assurer la formation des utilisateurs sur la charte et ses exigences.
* Révision régulière : Examinez et mettez à jour régulièrement la charte pour refléter les changements dans la technologie, les réglementations et les politiques organisationnelles.
En résumé :
La charte de messagerie de votre serveur sortant doit être un document complet qui définit des attentes claires en matière d'utilisation du courrier électronique, promeut la sécurité et garantit le respect des normes juridiques et éthiques. Il s'agit d'un outil essentiel pour gérer les communications par courrier électronique de votre organisation et protéger sa réputation. N'oubliez pas d'adapter ce modèle à vos besoins spécifiques et de consulter un conseiller juridique pour vous assurer qu'il convient à votre organisation.
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