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L'apparence et le contenu exacts d'un e-mail de bureau peuvent varier considérablement en fonction de la culture de l'entreprise, de l'expéditeur et de l'objectif de l'e-mail. Cependant, voici un modèle général et les éléments clés que vous trouverez généralement :
Ligne d'objet :
* Clair et concis : La ligne d'objet doit immédiatement indiquer au destinataire de quoi parle l'e-mail.
* Spécifique : Évitez les termes vagues comme « Mise à jour » ou « Question ». Utilisez plutôt des éléments tels que « Mise à jour du statut du projet X - [Date] » ou « Question concernant la politique de vacances ».
* Actionnable (si nécessaire) : Si vous avez besoin que le destinataire fasse quelque chose, dites-le clairement. Exemples : « Action requise : examiner et approuver le rapport » ou « Réponse requise : réponse à la disponibilité ».
* Abréviations (à utiliser avec parcimonie) : Dans certains bureaux, des abréviations standard telles que « FYI » (Pour votre information), « EOM » (Fin du message - lorsque la ligne d'objet contient l'intégralité du message) ou « DÈS QUE POSSIBLE » (Dès que possible) sont utilisées.
Exemples de lignes d'objet :
* Ordre du jour de la réunion :lancement du projet - [Date]
* Demande d'examen du projet de budget - Date limite [Date]
* Rappel :Déjeuner d'équipe demain à 12h30
* Urgent :site Web en panne
Corps :
1. Salut :
* Formel : « Cher [Nom du destinataire] » (utilisez ceci si vous ne connaissez pas bien la personne ou s'il s'agit d'une organisation plus formelle).
* Semi-formel : "Bonjour [Nom du destinataire]" ou "Bonjour [Nom du destinataire]" (une bonne valeur par défaut pour la plupart des communications de bureau).
* Informel : "Bonjour [Prénom du destinataire]" (approprié si vous entretenez de bonnes relations de travail avec la personne).
* E-mail de groupe : "Bonjour l'équipe" ou "Salut tout le monde"
2. Ligne d'ouverture (objectif) :
* Indiquez dès le départ la raison de votre e-mail. Cela aide le destinataire à comprendre immédiatement le contexte.
* Exemples :
* "Je vous écris concernant..."
* "Le but de cet email est de..."
* "Suite de notre conversation sur..."
* "Je vous contacte pour obtenir votre avis sur..."
3. Corps du texte (détails) :
* Soyez concis et précis. Les gens sont occupés, alors évitez les divagations inutiles.
* Utilisez un langage clair et simple. Évitez le jargon ou les termes trop techniques, sauf si vous êtes sûr que le destinataire les comprend.
* Séparez les longs paragraphes. Utilisez des puces, des listes numérotées ou des titres pour faciliter la lecture de l'e-mail.
* Soyez précis. Fournissez tous les détails nécessaires (dates, heures, lieux, noms, etc.).
* Soyez professionnel et respectueux. Même dans des environnements de bureau décontractés, conservez un ton professionnel. Évitez l'argot, le sarcasme ou tout ce qui pourrait être mal interprété.
* Relisez attentivement. Vérifiez les fautes de frappe et les erreurs grammaticales avant l’envoi.
4. Appel à l'action (si nécessaire) :
* Indiquez clairement ce que vous voulez que le destinataire fasse.
* Exemples :
* "Veuillez consulter le document ci-joint et fournir vos commentaires avant le [Date]."
* "Pourriez-vous s'il vous plaît m'envoyer le rapport d'ici la fin de la journée ?"
* "Faites-moi savoir si vous êtes disponible pour une réunion la semaine prochaine."
* "Veuillez confirmer la réception de cet e-mail."
5. Fermeture :
* Formel : « Cordialement » ou « Respectueusement » (à utiliser pour une communication très formelle).
* Semi-formel : « Cordialement » ou « Cordialement » (une option sûre et professionnelle).
* Informel : « Meilleur », « Merci » ou « À votre santé » (approprié aux personnes que vous connaissez bien).
* Si vous demandez quelque chose : "Merci pour votre temps et votre considération."
6. Signature :
* Votre nom complet
* Votre intitulé de poste
* Le nom de votre entreprise
* Votre numéro de téléphone (facultatif, mais généralement inclus)
* Site Web de votre entreprise (facultatif)
* Certaines entreprises ont des signatures email prédéfinies que vous devez utiliser.
Exemple d'e-mail :
Objet :Projet Alpha – Mise à jour et prochaines étapes
Salut John,
Je vous écris pour fournir une mise à jour rapide sur l'initiative Projet Alpha.
* La phase initiale de recherche est maintenant terminée.
* Nous avons identifié trois fournisseurs potentiels pouvant fournir les logiciels nécessaires.
* Vous trouverez ci-joint un rapport sommaire décrivant nos conclusions et recommandations.
Pourriez-vous s'il vous plaît consulter le rapport et me faire savoir si vous avez des questions ou des préoccupations ? Nous aimerions planifier une réunion la semaine prochaine pour discuter des prochaines étapes et choisir un fournisseur. S'il vous plaît laissez-moi savoir quels horaires vous conviennent le mieux.
Merci,
[Votre nom]
[Votre titre de poste]
[Nom de votre entreprise]
[Votre numéro de téléphone]
Pièces jointes :
* Étiquetez clairement les pièces jointes avec des noms descriptifs.
* Mentionnez la pièce jointe dans le corps du mail.
Autres considérations :
* Répondre ou répondre à tous : Faites attention à qui a besoin de voir votre réponse. Évitez « Répondre à tous » à moins que votre réponse ne soit pertinente pour toutes les personnes présentes dans la chaîne de courrier électronique.
* Ton : Soyez conscient de votre ton. La communication écrite peut facilement être mal interprétée. Relisez votre e-mail avant de l'envoyer pour vous assurer qu'il apparaît comme prévu.
* Confidentialité : Faites attention à ce que vous écrivez dans les e-mails. N'oubliez pas que le courrier électronique n'est pas toujours privé.
* Culture du bureau : Faites attention aux styles de communication par courrier électronique de vos collègues et supérieurs. Ajustez votre style en conséquence.
* Absent du bureau : Configurez un message d'absence du bureau lorsque vous êtes absent pour informer les gens que vous n'êtes pas disponible et quand ils peuvent s'attendre à une réponse.
En suivant ces directives, vous pouvez rédiger des e-mails de bureau clairs, concis et professionnels qui vous aideront à communiquer efficacement et à établir de solides relations de travail.
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