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Une pièce de journal est un document comptable utilisé pour enregistrer des transactions qui ne sont normalement pas traitées par le système comptable habituel. Ces transactions peuvent inclure des événements ponctuels ou non récurrents, comme l'achat d'un actif à long terme ou la réception d'un don.
Les pièces de journal sont utilisées pour garantir que toutes les transactions sont correctement enregistrées dans le système comptable et pour fournir un moyen de suivre et de vérifier ces transactions. Ils sont généralement préparés par le service comptable et approuvés par une autorité désignée avant d'être saisis dans le système comptable.
Voici quelques-uns des éléments clés d’un justificatif de journal :
1. Date :La date de la transaction.
2. Numéro de référence :Un numéro unique attribué au justificatif de journal à des fins d'identification.
3. Description :Une brève description de la transaction en cours d'enregistrement.
4. Montant débité : le montant de la transaction qui est débité d'un compte.
5. Montant du crédit : le montant de la transaction qui est crédité sur un compte.
6. Documents justificatifs :copies de tous les documents justificatifs, tels que les factures, les reçus ou les contrats, qui soutiennent la transaction.
7. Approbation :Signature de la personne autorisée qui a approuvé le justificatif de journal.
Une fois qu'une pièce de journal a été préparée et approuvée, elle est saisie dans le système comptable, où elle met à jour les soldes des comptes et génère les écritures de journal nécessaires. Les pièces de journal constituent un mécanisme de contrôle important pour garantir l’exactitude et l’exhaustivité des registres comptables.
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