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Vous devez créer plusieurs tables dans MS Access (et d'autres bases de données relationnelles) pour organiser et gérer efficacement les données, principalement pour ces raisons :
* Normalisation des données : C’est la raison la plus cruciale. Plusieurs tables permettent d'éviter la redondance et les incohérences des données. En décomposant les données en tableaux plus petits et liés, vous garantissez que chaque élément d'information n'est stocké qu'une seule fois. Cela réduit l’espace de stockage, améliore l’intégrité des données (garantissant l’exactitude et la cohérence) et simplifie les mises à jour et les modifications des données. La mise à jour d'une seule information ne doit avoir lieu qu'à un seul endroit, évitant ainsi les erreurs dues aux incohérences entre plusieurs entrées.
* Intégrité des données améliorée : En ce qui concerne la normalisation, l'utilisation de plusieurs tables permet de renforcer les relations entre les données. Par exemple, vous pourriez avoir une table « Clients » et une table « Commandes ». La table « Commandes » peut avoir un identifiant client la reliant à la table « Clients ». Cela garantit que chaque commande est associée à un client valide, évitant ainsi les commandes orphelines ou les informations client inexactes. Les contraintes et les relations appliquées entre les tables améliorent la qualité des données.
* Récupération efficace des données : Des tables multiples bien structurées rendent la récupération de données spécifiques beaucoup plus rapide et plus efficace. L'utilisation de requêtes pour joindre des tables associées permet une analyse et un reporting de données complexes, en sélectionnant uniquement les informations nécessaires sans récupérer d'énormes quantités de données inutiles.
* Complexité de modification des données réduite : Comme mentionné précédemment, les modifications ne doivent être effectuées qu'à un seul endroit, ce qui simplifie les mises à jour et diminue le risque d'erreurs. Ceci est particulièrement important lorsqu’il s’agit de grands ensembles de données.
* Évolutivité : Plusieurs tables permettent une extension et une modification plus faciles de la base de données à mesure que vos besoins augmentent. L'ajout de nouveaux types de données est plus simple lorsque vous pouvez créer une nouvelle table, plutôt que d'essayer de l'entasser dans une table déjà trop complexe.
* Meilleure sécurité des données : En séparant les données en unités logiques, vous pouvez contrôler plus facilement l'accès aux différentes parties de la base de données. Vous pouvez accorder à certains utilisateurs l'accès uniquement à des tables spécifiques correspondant à leurs rôles.
En bref, même si un seul tableau peut sembler plus simple au départ, il devient rapidement lourd et sujet aux erreurs à mesure que la quantité de données et la complexité des relations augmentent. Plusieurs tables bien conçues sont essentielles pour une base de données robuste, efficace et maintenable.
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