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Vous ne pouvez pas réorganiser directement les enregistrements dans une table Access en fonction d’un ordre visuel dans la vue feuille de données de la table. Les tables d'accès stockent intrinsèquement les données dans un ordre déterminé par la clé primaire de la table. Tout ordre apparent que vous voyez dans la fiche technique n'est qu'un ordre d'affichage ; cela n'affecte pas le stockage des données sous-jacentes.
Pour modifier l'ordre *d'affichage* des enregistrements, vous devez utiliser soit :
1. Tri :
* Utilisation de la vue Feuille de données : Cliquez sur l'en-tête de colonne du champ sur lequel vous souhaitez trier. Cliquez dessus une fois pour l'ordre croissant (A-Z, du plus petit au plus grand), et encore une fois pour l'ordre décroissant (Z-A, du plus petit au plus petit). Il s'agit d'un tri temporaire ; la fermeture et la réouverture de la table la réinitialiseront à l'ordre de la clé primaire.
* Utiliser une requête : Créez une requête de sélection basée sur votre table. Dans la vue de conception de requête, ajoutez les champs que vous souhaitez voir, puis dans la grille de conception de la requête, cliquez sur la ligne « Trier » correspondant au champ que vous souhaitez trier et choisissez par ordre croissant ou décroissant. Cela crée une *vue triée* des données, mais ne modifie pas l'ordre sous-jacent de la table. Les requêtes sont idéales pour le tri car le tri est persistant pour cette requête.
2. Ajout d'un champ de tri : Si vous avez besoin d'un ordre d'affichage spécifique de manière cohérente, ajoutez un nouveau champ à votre tableau pour faire office d'ordre de tri. Il s'agit souvent d'un champ numérique.
* Ajouter le champ : Ajoutez un nouveau champ numérique (par exemple, « SortOrder ») à votre table.
* Attribuer des valeurs : Attribuez manuellement ou par programme des numéros à ce champ reflétant l'ordre d'affichage souhaité (par exemple, 1, 2, 3...). Les nombres inférieurs apparaîtront en premier.
* Trier par champ : Ensuite, triez la feuille de données ou la requête par le champ « SortOrder » pour obtenir l'ordre souhaité de manière permanente (jusqu'à ce que vous modifiiez les valeurs SortOrder).
3. Utilisation de VBA (avancé) : Pour une réorganisation complexe ou automatisée, vous pouvez utiliser le code VBA. Cela implique la mise à jour du champ « SortOrder » par programme en fonction de critères spécifiques. Ceci n’est recommandé que si vous avez une expérience significative en programmation.
Remarque importante : Évitez de vous fier au numéro de ligne pour réorganiser les enregistrements. Les numéros de ligne ne sont qu'une représentation visuelle dans la feuille de données et peuvent changer arbitrairement. Utilisez toujours un champ dédié (comme « SortOrder ») pour maintenir un ordre cohérent.
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