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Un document automatisé est un document créé, mis à jour ou modifié automatiquement, généralement à l'aide d'un logiciel ou d'un système. Cela contraste avec un document créé manuellement par un humain. L'automatisation peut impliquer divers aspects du cycle de vie du document, notamment :
* Génération : L'ensemble du document est créé automatiquement sur la base de données provenant d'autres sources (par exemple, un rapport généré à partir d'une base de données).
* Population : Les modèles préexistants sont remplis de données provenant de sources externes (par exemple, un e-mail marketing personnalisé avec des données client insérées).
* Mise à jour : Les documents existants sont automatiquement mis à jour avec de nouvelles informations (par exemple, une liste d'inventaire qui reflète automatiquement les changements dans les niveaux de stock).
* Formatage : La mise en page et le formatage du document sont automatiquement ajustés en fonction de certaines conditions (par exemple, un tableau redimensionné dynamiquement).
* Distribution : Les documents sont automatiquement envoyés aux destinataires (par exemple, les factures envoyées par e-mail une fois la commande terminée).
Voici des exemples de documents automatisés :
* Rapports générés : Rapports de ventes, états financiers, rapports d'inventaire, etc.
* E-mails personnalisés : E-mails marketing, confirmations de commande, newsletters, etc.
* Factures et relevés : Documents de facturation automatiquement créés et envoyés aux clients.
* Contrats : Documents avec des clauses spécifiques générés automatiquement en fonction de règles prédéfinies.
* Documents juridiques : Des documents juridiques simples comme les NDA, remplis de détails spécifiques extraits d'une base de données.
Le niveau d'automatisation peut varier considérablement. Certains documents peuvent être entièrement automatisés, tandis que d'autres peuvent n'avoir que certaines parties automatisées (par exemple, l'insertion de données dans un modèle). La clé est que certains aspects de la création ou de la gestion du document sont gérés par un système plutôt que par un humain.
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