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Il existe plusieurs manières de lier un document externe dans un document Word, chacune avec des effets légèrement différents :
1. Insérer un lien hypertexte : Il s'agit de la meilleure méthode pour permettre simplement au lecteur d'ouvrir le document externe dans une application distincte.
* Étapes :
1. Sélectionnez le texte que vous souhaitez utiliser comme lien hypertexte (par exemple, « Cliquez ici pour le rapport »).
2. Clic droit sur le texte sélectionné.
3. Choisissez "Lien" ou "Lien hypertexte" dans le menu contextuel.
4. Dans la boîte de dialogue "Insérer un lien hypertexte" :
* Cliquez sur "Fichier ou page Web existant" .
* Recherchez et sélectionnez le document externe.
* Cliquez sur "OK" .
Le texte sélectionné sera désormais souligné et bleu (sauf si vous avez personnalisé le style de votre lien hypertexte). En cliquant dessus, vous ouvrirez le document lié dans son programme associé.
2. Incorporer un objet : Cette méthode insère une copie du document *dans* votre document Word. Les modifications apportées au document original ne seront pas reflétées dans la copie intégrée.
* Étapes :
1. Accédez à "Insérer" languette.
2. Cliquez sur "Objet" .
3. Dans la boîte de dialogue "Objet", sélectionnez "Créer à partir d'un fichier" .
4. Recherchez et sélectionnez le document externe.
5. Cochez la case "Afficher sous forme d'icône" si vous souhaitez une icône plus petite représentant le fichier au lieu du contenu entier du document. Si cette case n'est pas cochée, une partie du contenu du document sera visible.
6. Cliquez sur "OK" .
3. Insérer un fichier : Semblable à l’intégration, mais affiche généralement uniquement le nom du fichier et permet d’ouvrir le fichier à partir de Word, plutôt que d’incorporer directement le contenu.
* Étapes :
1. Accédez à "Insérer" languette.
2. Dans le groupe "Texte", cliquez sur "Objet" .
3. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur "Créer à partir d'un fichier" .
4. Accédez au fichier externe et sélectionnez-le. Laissez la case "Afficher sous forme d'icône" décochée.
5. Cliquez sur "OK" . Cela insérera généralement une représentation plus simpliste du fichier que l'intégration, souvent juste un nom de fichier sur lequel on peut cliquer pour ouvrir le fichier.
Considérations importantes :
* Emplacement du fichier : Si vous déplacez ou renommez le document externe après l'avoir lié, le lien sera rompu. Il est préférable de conserver le document lié dans un emplacement cohérent.
* Type de fichier : Word peut créer des liens vers de nombreux types de fichiers différents, mais certains peuvent nécessiter l'installation d'un logiciel spécifique sur l'ordinateur du destinataire pour les ouvrir.
* Hyperliens et intégration : Les hyperliens sont généralement préférés en raison de leur taille de fichier plus petite et de leur capacité à toujours refléter la dernière version du document lié. L'intégration est utile lorsque vous souhaitez garantir que le lecteur voit toujours une version spécifique, indépendamment des modifications externes, mais entraîne une taille de fichier plus grande.
Choisissez la méthode qui correspond le mieux à vos besoins. Dans la plupart des situations, la création d’un lien hypertexte est la solution la plus simple et la plus efficace.
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