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Un format de fichier très populaire utilisé par le logiciel de gestion des documents pour enregistrer des documents convertis est PDF / A (PDF / Archiving) .
Voici pourquoi:
* Preservation: Le PDF / A est spécialement conçu pour la préservation numérique à long terme. Il intègre toutes les polices, images et formatations nécessaires dans le fichier lui-même, garantissant que le document sera le même même lors de l'ouverture des années plus tard sur un système différent.
* universalité: Les téléspectateurs PDF sont largement disponibles sur différents systèmes d'exploitation, ce qui rend le PDF / un très accessible.
* Sécurité: Les fichiers PDF / A peuvent être signés numériquement et protégés par mot de passe, garantir l'authenticité et restreindre un accès ou des modifications non autorisées.
* Recherche: Les documents enregistrés dans PDF / A conservent leur couche de texte, ce qui rend le contenu entièrement consultable.
Autres formats populaires:
Alors que le PDF / A est favorisé pour l'archivage à long terme, les systèmes de gestion de documents peuvent utiliser d'autres formats en fonction des besoins spécifiques:
* pdf: Le format PDF standard est très courant pour le partage et le stockage des documents généraux.
* tiff: Le format de fichier image tagué est souvent utilisé pour les documents numérisés nécessitant une qualité d'image élevée.
* jpeg: Ce format est populaire pour compresser des documents lourds d'images.
* docx / xlsx: Ce sont les formats natifs pour Microsoft Word et Excel, et peuvent être utilisés dans un système de gestion de documents pour les capacités d'édition.
Le choix de format spécifique dépend des fonctionnalités du logiciel de gestion des documents et de l'utilisation prévue du document converti.
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