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Un document, qu'il soit créé à l'aide d'un traitement de texte, d'un tableur ou d'une autre application informatique, est initialement stocké dans la mémoire temporaire ou aléatoire (RAM) de l'ordinateur. La RAM est utilisée par le processeur de l'ordinateur (CPU) pour conserver et utiliser temporairement des données et des instructions. Lorsque vous travaillez sur le document, le contenu est conservé dans la RAM pour un accès et une modification rapides par le processeur.
Lorsque vous enregistrez le document pour la première fois, l'application (par exemple, Microsoft Word, Excel) vous invite à choisir un emplacement sur le périphérique de stockage de votre ordinateur (généralement un disque dur ou un disque SSD) pour enregistrer le fichier. Une fois que vous avez fourni le nom de fichier souhaité et cliqué sur l'option "Enregistrer" ou "Enregistrer sous", l'application écrit le contenu du document de la RAM vers l'emplacement de stockage spécifié sur le disque dur.
Les modifications ultérieures du document sont apportées au même fichier stocké sur votre disque dur. Par défaut, la plupart des applications, y compris les traitements de texte et les éditeurs de feuilles de calcul, enregistrent automatiquement vos modifications à intervalles réguliers. Cependant, il est conseillé d'effectuer périodiquement une sauvegarde manuelle à l'aide du raccourci clavier « Enregistrer » ou « Ctrl + S » pour garantir que votre travail est sauvegardé en toute sécurité en cas de panne logicielle imprévue ou de panne de courant.
En enregistrant votre document dans un emplacement désigné sur le périphérique de stockage, il persiste indéfiniment, même après la fermeture de l'application ou l'arrêt de l'ordinateur. Vous pouvez ensuite récupérer, ouvrir et modifier ultérieurement le document enregistré.
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