Quels sont les inconvénients de l’utilisation de la protection par mot de passe dans Excel ?

Inconvénients majeurs (problèmes potentiels de perte et de récupération de données) :

* Cryptage faible (anciennes versions) : La protection par mot de passe d'Excel dans les anciennes versions (avant 2013) utilisait des algorithmes de cryptage faibles. Ceux-ci sont relativement facilement contournés à l’aide d’outils de craquage facilement disponibles. Vos données sont vulnérables.

* Mots de passe perdus ou oubliés =Perte de données : C’est le plus gros risque. Si vous perdez ou oubliez le mot de passe, la récupération est extrêmement difficile, voire impossible. Il n’y a pas d’option « mot de passe oublié ». De nombreux outils commerciaux et gratuits prétendent déchiffrer les mots de passe Excel, mais le succès n'est pas garanti, en particulier pour les mots de passe forts ou les versions plus récentes.

* Outils de piratage de mots de passe : Comme mentionné ci-dessus, de nombreux outils sont disponibles pour tenter de déchiffrer les mots de passe Excel. Même s'ils ne fonctionnent pas toujours, ils constituent une option viable pour des personnes déterminées, surtout si le mot de passe est faible ou si le fichier provient d'une ancienne version d'Excel.

Autres inconvénients :

* Ce n'est pas une vraie sécurité : La protection par mot de passe dans Excel est davantage une question de dissuasion que de sécurité robuste. Il empêche tout accès occasionnel ou toute modification accidentelle. Cela ne remplace pas des mesures de sécurité appropriées dans un environnement d'entreprise.

* Portée de protection limitée : La protection par mot de passe s'applique généralement à l'ensemble du fichier ou à des feuilles individuelles. Il ne vous permet pas de contrôler de manière granulaire l’accès à des cellules ou plages spécifiques sans utiliser des solutions VBA plus complexes.

* Problèmes de collaboration : La protection par mot de passe peut entraver la collaboration. Chaque utilisateur a besoin du mot de passe pour accéder et modifier le fichier, ce qui entraîne une surcharge et des retards potentiels de communication.

* Risque de corruption de fichiers : Les fichiers Excel protégés par mot de passe *peuvent* être plus susceptibles d'être corrompus. Si le fichier est corrompu lors de l'enregistrement ou du transfert, il devient encore plus difficile (voire impossible) de le récupérer, surtout si vous avez perdu le mot de passe.

* Frustration des utilisateurs : La saisie répétée de mots de passe peut être frustrante pour les utilisateurs fréquents.

* Non conforme à des réglementations strictes : Pour les données qui nécessitent une sécurité renforcée (par exemple HIPAA, RGPD), la protection par mot de passe Excel est presque certainement inadéquate. Vous aurez besoin de mécanismes de cryptage et de contrôle d’accès plus robustes.

* Impact sur les performances : Bien qu'elle soit généralement petite, la protection par mot de passe peut légèrement augmenter la taille des fichiers et potentiellement ralentir les temps d'ouverture et d'enregistrement.

Alternatives et stratégies d'atténuation :

Compte tenu de ces inconvénients, envisagez ces alternatives et mesures d’atténuation :

* Utilisez des mots de passe forts : Si vous devez utiliser la protection par mot de passe Excel, choisissez des mots de passe forts et uniques avec un mélange de lettres majuscules et minuscules, de chiffres et de symboles. Utilisez un gestionnaire de mots de passe.

* Conservez les mots de passe dans un endroit sécurisé : Stockez vos mots de passe en toute sécurité, par exemple dans un gestionnaire de mots de passe. Ne les écrivez jamais sur un post-it.

* Envisagez Azure Information Protection (AIP) ou Microsoft Purview Information Protection : Si vous disposez d'un abonnement Microsoft 365, ces services offrent un cryptage et un contrôle d'accès nettement plus puissants pour les fichiers Excel et autres documents. Ils vous permettent de définir des autorisations pour différents utilisateurs et de savoir qui accède aux données.

* Utilisez VBA (avec précaution) : VBA peut fournir un contrôle plus granulaire sur l'accès et les modifications, mais il peut également être complexe et potentiellement introduire des failles de sécurité s'il n'est pas correctement mis en œuvre. Soyez prudent lorsque vous utilisez les fonctionnalités de sécurité de VBA.

* Masquage/Caviardage des données : Au lieu d'une protection complète, envisagez de masquer les données sensibles (par exemple, en remplaçant les numéros de carte de crédit par des astérisques) pour les protéger des spectateurs occasionnels.

* Solutions de base de données : Pour les ensembles de données volumineux ou les informations sensibles, envisagez d'utiliser un système de base de données (comme MySQL, PostgreSQL ou Microsoft SQL Server) au lieu d'Excel. Les bases de données offrent une bien meilleure sécurité et un meilleur contrôle d’accès.

* Classeurs en ligne partagés avec autorisations : Dans Excel Online ou SharePoint, vous pouvez partager des classeurs avec des utilisateurs spécifiques et leur accorder différents niveaux d'accès (par exemple, lecture seule, modification). Cela offre un meilleur contrôle qu’une simple protection par mot de passe.

* Sauvegardes régulières : Sauvegardez toujours régulièrement vos fichiers Excel protégés par mot de passe. Cela ne vous aidera pas à déchiffrer le mot de passe, mais cela vous permettra de restaurer une version précédente du fichier si vous perdez le mot de passe ou si le fichier est corrompu.

En conclusion, même si la protection par mot de passe dans Excel offre un niveau de sécurité de base, il est important d'être conscient de ses limites et de ses risques potentiels. Pesez soigneusement le pour et le contre avant de l’utiliser et envisagez des mesures de sécurité alternatives si vous avez besoin d’une protection plus robuste pour vos données. Le risque de perdre le mot de passe et donc l’accès à vos données est un frein important à son utilisation.