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Excel propose plusieurs façons de regrouper et de résumer automatiquement les données, en fonction du type de regroupement et de synthèse dont vous avez besoin. Voici les méthodes les plus courantes :
1. Utilisation de la fonctionnalité Sous-total :
C’est idéal pour créer des résumés au sein de groupes de données triées.
* Triez vos données : Tout d’abord, triez vos données selon la colonne que vous souhaitez regrouper. Par exemple, si vous souhaitez regrouper par « Région », triez vos données selon la colonne « Région ».
* Insérer les sous-totaux : Allez dans l'onglet « Données » et cliquez sur « Sous-total ».
* Spécifier les paramètres : Une boîte de dialogue apparaîtra. Choisir:
* A chaque changement de : Sélectionnez la colonne par laquelle vous effectuez le regroupement (par exemple, « Région »).
* Utiliser la fonction : Sélectionnez la fonction récapitulative que vous souhaitez appliquer (par exemple, Somme, Moyenne, Nombre, Max, Min). Vous pouvez choisir plusieurs fonctions si nécessaire.
* Ajouter un sous-total à : Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez résumer.
* Cliquez sur OK : Excel insérera des sous-totaux à la fin de chaque groupe, affichant le résumé de ce groupe. Vous pouvez également ajouter des totaux généraux en bas. Vous pouvez réduire et développer les groupes à l'aide des symboles plus et moins qui apparaissent à côté des en-têtes de groupe.
2. Utiliser des tableaux croisés dynamiques :
Il s’agit de la méthode la plus puissante pour résumer et regrouper de grands ensembles de données. Les tableaux croisés dynamiques permettent une manipulation dynamique des données et offrent de nombreuses autres options de synthèse.
* Sélectionnez vos données : Sélectionnez toute la gamme de données que vous souhaitez analyser.
* Insérer un tableau croisé dynamique : Allez dans l'onglet « Insertion » et cliquez sur « Tableau croisé dynamique ».
* Choisissez l'emplacement : Sélectionnez l'endroit où vous souhaitez placer le tableau croisé dynamique (une nouvelle feuille de calcul ou celle existante).
* Faites glisser les champs : Le volet Champs du tableau croisé dynamique apparaîtra. Faites glisser les champs que vous souhaitez regrouper (par exemple, « Région ») vers la zone « Lignes ». Faites glisser les champs que vous souhaitez résumer (par exemple, « Ventes ») vers la zone « Valeurs ». Vous pouvez également ajouter des champs à la zone « Colonnes » pour créer un résumé plus complexe.
* Résumé des modifications : Vous pouvez facilement modifier la fonction de récapitulation (Somme, Moyenne, Nombre, etc.) en cliquant sur la flèche déroulante dans la zone « Valeurs ». Vous pouvez également ajouter plusieurs fonctions récapitulatives pour le même champ.
3. Utilisation de la fonction `GROUP` (avec colonnes d'assistance) :
Cette méthode est utile pour les critères de regroupement plus complexes qui ne sont pas facilement gérés par les sous-totaux ou les tableaux croisés dynamiques. Cela nécessite la création de colonnes d’assistance.
* Créer des colonnes d'assistance : Utilisez des formules pour créer des colonnes qui attribuent des noms de groupe en fonction de vos critères. Par exemple, si vous souhaitez effectuer un regroupement par fourchettes de ventes, vous pouvez créer une colonne d'assistance avec des formules telles que « =IF(A2<1000,"Low",IF(A2<5000,"Medium","High"))` (en supposant que les ventes soient dans la colonne A).
* Utilisez des sous-totaux ou des tableaux croisés dynamiques : Après avoir créé les colonnes d'assistance, utilisez la fonctionnalité de sous-total ou créez un tableau croisé dynamique en utilisant la colonne d'assistance comme champ de regroupement.
4. Power Query (obtenir et transformer des données) :
Pour la manipulation et le regroupement avancés de données, en particulier avec des ensembles de données volumineux ou complexes, Power Query est extrêmement puissant. Il vous permet de regrouper des données en fonction de plusieurs conditions et d'appliquer diverses transformations avant de les résumer. Cette option implique l'apprentissage de l'interface de Power Query et du langage M, mais elle offre une flexibilité sans précédent.
Choisir la bonne méthode :
* Sous-totaux : Idéal pour le regroupement et la synthèse simples de données triées.
* Tableaux croisés dynamiques : Idéal pour le regroupement complexe, la synthèse dynamique et l’analyse interactive de grands ensembles de données.
* Fonction GROUPE avec colonnes d'assistance : Idéal pour une logique de regroupement personnalisée difficile à gérer par d’autres méthodes.
* Power Query : Idéal pour le nettoyage avancé des données, la transformation et le regroupement d’ensembles de données très volumineux ou complexes.
N'oubliez pas de sauvegarder fréquemment votre travail lorsque vous travaillez avec de grands ensembles de données dans Excel. Expérimentez ces méthodes pour trouver celle qui correspond le mieux à vos besoins spécifiques.
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