|
Il n'existe pas de procédures opérationnelles universellement standardisées pour saisir et enregistrer des données sur un ordinateur, car les spécificités dépendent fortement du logiciel utilisé, du type de données et des politiques de l'organisation. Cependant, nous pouvons souligner les meilleures pratiques qui devraient être intégrées à toute SOP :
Je. Saisie de données :
1. Préparation :
* Comprendre les données : Connaissez le format requis, les types de champs (texte, nombre, date, etc.) et les règles de validation (par exemple, restrictions de longueur, caractères autorisés). Consultez les dictionnaires de données ou la documentation si disponible.
* Préparer la saisie : Rassemblez toutes les données nécessaires au préalable. Cela évite les erreurs et les interruptions lors de la saisie. Utilisez des unités et des abréviations cohérentes.
* Vérifier la fiabilité de la source de données : Assurez-vous que les données que vous saisissez sont exactes et proviennent d’une source fiable.
2. Saisie des données :
* Précision : Vérifiez à nouveau l’exactitude de chaque entrée avant de passer à la suivante. Utilisez les fonctionnalités de validation des données du logiciel pour détecter les erreurs (par exemple, champs obligatoires, vérifications du type de données).
* Cohérence : Maintenez un formatage cohérent tout au long du processus de saisie des données. Utilisez des majuscules, des signes de ponctuation et des abréviations standard.
* Efficacité : Utilisez les raccourcis clavier et les fonctionnalités d'automatisation dans la mesure du possible pour rationaliser le processus.
* Sauvegarde des données : Si vous saisissez de grands ensembles de données, envisagez de créer des sauvegardes régulières pour éviter la perte de données.
3. Vérification :
* Examiner les données : Après avoir saisi un lot de données (un nombre raisonnable déterminé par le contexte et la complexité des données), examinez-le pour en vérifier l'exactitude et la cohérence.
* Vérifications ponctuelles : Effectuez des contrôles ponctuels aléatoires pendant le processus d’entrée pour identifier et corriger les erreurs le plus tôt possible.
* Validation des données : Utilisez les règles de validation intégrées au logiciel pour détecter les incohérences et les données invalides. Envisagez des méthodes de validation supplémentaires si nécessaire.
II. Sauvegarde des données :
1. Conventions de dénomination :
* Cohérent et descriptif : Utilisez une convention de dénomination claire et cohérente pour les fichiers. Incluez des informations pertinentes telles que la date, le nom du projet et le type de données (par exemple, "ProjectX_SalesData_2024-10-27.csv").
* Évitez les caractères spéciaux : Utilisez uniquement des caractères alphanumériques et des traits de soulignement dans les noms de fichiers pour éviter les problèmes de compatibilité.
2. Stockage de fichiers :
* Lieux désignés : Enregistrez les fichiers sur des lecteurs ou dossiers réseau désignés, en suivant les directives de l'organisation.
* Contrôle de version : Utilisez des systèmes de contrôle de version (comme Git) ou un système de sauvegardes numérotées (par exemple, "file_v1.csv", "file_v2.csv") pour suivre les modifications et éviter d'écraser les données importantes.
* Type de fichier : Utilisez des formats de fichiers appropriés et compatibles avec le logiciel prévu et réduisez autant que possible la taille des fichiers (CSV, Excel, bases de données, etc.)
3. Sauvegarde :
* Sauvegardes régulières : Mettez en œuvre un programme de sauvegarde régulier pour éviter la perte de données due à des pannes matérielles, des erreurs logicielles ou des suppressions accidentelles.
* Emplacements de sauvegarde multiples : Stockez les sauvegardes dans plusieurs emplacements (par exemple, disque dur local, disque externe, stockage cloud) pour protéger davantage les données.
4. Métadonnées :
* Documentation : Documentez les informations importantes sur les données, telles que leur source, leur date de création et toutes les notes pertinentes. Ceci est crucial pour une utilisation et une analyse futures.
Ces bonnes pratiques doivent être formalisées dans une SOP écrite spécifique à chaque application et type de données. La SOP doit être accessible à tout le personnel impliqué dans la saisie et la sauvegarde des données. Une formation régulière sur les SOP est également cruciale pour garantir une adhésion constante.
|
