|
Beaucoup de gens utilisent Excel comme une base de données . Excel peut être un moyen pratique pour stocker des informations comme une base de données tant que l' information n'est pas trop lourd pour être contenu dans un format tableur . Parce que Microsoft Office est livré avec Excel , en utilisant Excel comme une base de données est moins cher que d'acheter un logiciel supplémentaire pour héberger une base de données . Instructions
Comment mettre en place une feuille de calcul Excel en tant que base de données
1 identifier les données que vous souhaitez inclure dans la base de données. Avant que vous pouvez mettre en place une feuille de calcul en tant que base de données, vous devez savoir quelles informations vous souhaitez effectuer le suivi .
2 utilisation rang 1 comme en-têtes pour chaque article que vous envisagez de suivre . Par exemple, si vous prévoyez d'utiliser Excel comme une base de données pour les informations de contact, vous souhaitez inclure le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et d'autres rubriques à travers la ligne 1.
3 Format Row 1. Changer le formatage de la ligne 1 pour séparer les rubriques à partir des données dans votre base de données. Pour ce faire, cliquez sur le numéro un à côté de la ligne 1 , qui met en évidence toute la ligne . Ajoutez votre mise en forme , tels que le gras , le centre et un fond gris.
4 geler la ligne de titre . Utilisez la fonction Figer le volet afin que vos rubriques apparaissent toujours en haut de la base de données . Dans Excel 2007 , cliquez sur le numéro deux à côté de la ligne 2 pour mettre en évidence la première ligne sous les rubriques . Cliquez sur l'onglet Affichage. Cliquez sur Figer les volets puis sur Figer Rangée du haut . Dans Excel 2003 , cliquez sur le numéro deux à côté de la ligne 2 pour souligner la première ligne sous les rubriques . Dans la barre de menu , cliquez sur Fenêtre> Figer les volets .
5 type dans les données. Utiliser une ligne pour chaque entrée de base de données , la saisie des informations pour correspondre à la rubrique d'informations.
6 Trier les données dans la base de données . Après avoir entré les informations dans la base de données, vous pouvez afficher les données dans une variété de façons. Voir la section suivante pour obtenir des instructions sur la façon de trier les données dans une base de données Excel.
Comment trier les données dans Excel 2007
7 décider comment vous voulez trier les informations . Par exemple, vous voudrez peut-être les données répertoriées par ordre alphabétique de nom de famille, ou vous pouvez trier les données par code postal.
8 Mettez en surbrillance les données dans la base de données . Cliquez sur la cellule supérieure gauche qui est à gauche de A et au-dessus de 1. Cela met en évidence toute la feuille de calcul.
9 Ouvrez la fenêtre de tri. Cliquez sur l' onglet Données . Ensuite , cliquez sur le bouton Trier dans la section Trier et filtrer . Cela ouvre la fenêtre de tri.
10 Sélectionnez les données que vous souhaitez filtrer . Sous Colonne , sélectionnez les données que vous souhaitez trier côté de tri. Si vous souhaitez inclure un tri secondaire ( comme le prénom dans le cas où vous avez plus d'une personne avec le même nom de famille ) , puis sélectionnez la rubrique de tri secondaire à côté de " Ensuite par ".
11 Choisissez un ordre de tri . La valeur par défaut ( A à Z) est de trier par ordre alphabétique ou plus bas au plus grand nombre . Pour faire le contraire , sélectionnez Z à A en vertu du décret .
12 Cliquez sur OK. Les données des sortes de bases de données dans la façon dont vous avez demandé .
Le Comment trier les données dans Excel 2003
13 Décidez comment vous voulez trier l'information. Par exemple, vous voudrez peut-être les données répertoriées par ordre alphabétique de nom de famille, ou vous pouvez trier les données par code postal.
14 Mettez en surbrillance les données dans la base de données . Cliquez sur le numéro 2 à côté de la ligne 2 de mettre en évidence toute la ligne . Tout en appuyant sur la touche Maj enfoncée , cliquez sur le numéro à côté de la dernière ligne contenant des données pour mettre en évidence toutes les données sans y inclure le titre .
15 Ouvrez la fenêtre de tri. Dans la barre de menu , cliquez sur Données > Trier.
16 Sélectionnez les données que vous souhaitez filtrer . Sous Trier par , sélectionnez les données à trier. Si vous souhaitez inclure un tri secondaire ( comme le prénom dans le cas où vous avez plus d'une personne avec le même nom de famille ) , puis sélectionnez la rubrique à la rubrique « Ensuite par " pour un tri secondaire.
17 < p> Choisissez un ordre de tri . La valeur par défaut (Croissant) est de trier par ordre alphabétique ou plus bas au plus grand nombre . Pour faire le contraire , cliquez sur le bouton radio pour sélectionner décroissant .
18 Cliquez sur OK. Les données des sortes de bases de données dans la façon dont vous avez demandé .
|
