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Les tableurs sont un moyen idéal de garder une trace des informations de contact. Au lieu d'entrer les adresses dans un carnet d'adresses traditionnelle , créer un carnet d'adresses dans Microsoft Excel pour stocker ces informations . Avoir un carnet d'adresses dans Excel vous permet d'ajouter et de supprimer des informations et de garder tout extrêmement bien organisé . Utiliser un carnet d'adresses Excel est également la première étape dans la mise en place le publipostage pour créer des étiquettes d'adresses, des lettres et des enveloppes. Création d'un carnet d'adresses dans Excel nécessite deux procédures de base : mise en place des colonnes appropriées et la saisie des informations . Instructions
1 Ouvrez Microsoft Excel. La nouvelle feuille de calcul qui apparaît est une série de cellules vides .
2 Sélectionnez la feuille de calcul , y compris les cellules qui contiendront têtes de colonnes. Dans le groupe Noms définis , sous l'onglet Formules, sélectionnez " Définir un nom " et entrez le nom de la liste . Par exemple, mettre en place un carnet d'adresses pour un usage personnel , portant la mention « personnel» et l'autre pour un usage professionnel, étiqueté « affaires »; le titre vous permet de distinguer les uns des autres . Utilisez les outils de la palette de mise en forme pour mettre en gras le titre et rendre la police plus grande.
3 Mettre en place des colonnes pour le carnet d'adresses . Utilisez les titres des colonnes suivantes : Nom, adresse, ville, état, code postal , numéro de téléphone, numéro de télécopieur et adresse de courriel . Entrez ces rubriques dans les colonnes A à H , respectivement. Votre information est beaucoup plus facile à lire quand tout est dans une colonne séparée .
4 Mettez en surbrillance la rangée de têtes de colonne en cliquant sur le numéro de ligne se trouve sur la gauche. Centre et gras les titres des colonnes à l'aide de la palette de mise en forme .
5 entrer des informations dans chaque colonne. Cela peut prendre du temps, mais vous avez seulement à entrer tout dans Excel une fois , après cela, vous avez simplement à ajouter de nouvelles personnes et les informations de mise à jour . Si vous manquez des éléments d'information , il suffit de laisser la cellule vide . Veillez à utiliser les abréviations postales à deux lettres pour les Etats .
6 Format du texte dans la colonne code postal. Mettez en surbrillance la colonne (mais pas la tête de colonne ) . Cliquez sur ce que vous avez mis en surbrillance et sélectionnez " Format de cellule. " Dans l'onglet Nombre , cliquez sur " spécial " dans la case «Catégorie» . Cliquez sur « Code postal » ou « Code postal +4 " dans la case "Type" . Cliquez sur « OK ». Cela rendra tous les codes postaux se ressemblent .
7 Format du texte dans la colonne de numéro de téléphone . Sélectionnez le texte dans la colonne , sauf pour la colonne. Cliquez dessus et sélectionnez " Format de cellule. " Dans l'onglet Nombre , sélectionnez " spécial " de la case « Catégorie ». Cliquez sur "Numéro de téléphone " dans la zone "Type" . Cliquez sur " OK. " Tous les numéros de téléphone seront formatées de la même façon .
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