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Avec le paiement des employés pour les services rendus et les retenues d'impôt applicables , les employeurs doivent également garder une trace du temps des employés. Peu importe la taille de l'entreprise, l'employeur doit établir un système de chronométrage , selon le Département américain du Travail , le type de système est à l'employeur et est autorisée tant qu'elle est exacte et complète . Si votre masse salariale est relativement faible , en utilisant Microsoft Excel est l'une des meilleures façons de maintenir les données de paie pour vous et vos employés . Instructions
1 Ouvrez une nouvelle feuille de calcul dans Microsoft Excel. Assurez-vous que vous concevez le classeur pour refléter les données de paie pour l'année entière. Au début de chaque année , de créer une nouvelle feuille de calcul .
Créer des titres pour vos colonnes. Les colonnes les plus importantes pour la paie de tenue de dossiers sont le nom des employés, payer la date de fin de période , les heures régulières , les heures supplémentaires , les retenues obligatoires telles que les taxes et le soutien des enfants, retenues volontaires tels que les prestations de santé et des contributions 401k , le salaire brut et le salaire net.
2 Entrez les informations de paie pour chaque rubrique. Vous devriez en avoir fini avec le traitement de la paie au moins deux jours avant chaque date de paiement . Après traitement de la paie , entrez les données de salaires , soit les rapports de paie ou les chèques de paie réels, sous les rubriques appropriées du tableur .
3 créer des formules pour chaque colonne. S'assurer que chaque colonne comporte un total qui devrait être reflété une fois que vous avez entré la formule et les informations de période de paie. Saisissez la formule pour la colonne dans la barre de formule . Par exemple, si le " salaire net " rubrique relèvent de la colonne P et comprend des lignes 2 à 15 , votre barre de formule devrait refléter = SOMME . (P2 : P15 )
4 élaborer une feuille de calcul pour le personnel raisons. Pour vous éviter d'avoir à accéder copie papier des dossiers du personnel ou d'avoir à se connecter au système de paie , créer un classeur uniquement à cette fin . Les titres des tableurs peuvent inclure le nom de l'employé , numéro d'identification et le département (le cas échéant ) , d'anniversaire, numéro de sécurité sociale , adresse et numéro de téléphone .
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