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Garder la trace d'une liste de diffusion dans un tableur comme Microsoft Excel facilite le tri et le suivi des données ainsi que pour imprimer des enveloppes , des lettres personnalisées et d'autres articles de la liste de diffusion. Vous pouvez exporter votre feuille de calcul Excel en tant que XLS ou CSV à envoyer à une imprimante ou services de listes de diffusion les plus en ligne , ou utiliser la fonction de fusion intégré à Microsoft Word pour imprimer directement à partir de votre feuille de calcul Excel. Décidez Format
décider si vous allez utiliser les données de la liste de diffusion à des fins delà de l'impression d'étiquettes de publipostage . Cette décision peut affecter la façon dont vous structurez la feuille de calcul . Par exemple, si vous souhaitez imprimer des lettres personnalisées adressées au prénom de chaque personne , comme « Cher Nicolas », alors vous aurez besoin de stocker le nom de chaque personne dans deux colonnes distinctes : Prénom et Nom
.
Créer un modèle de liste
postale Dans la première rangée de chaque colonne , tapez un titre décrivant la composante d'adresse colonne contient . Composants communs incluent le prénom, le nom, l'adresse ( une seule ligne ) , adresse ( deuxième ligne ) , ville, état , code postal et le pays. Lister une composante dans la partie supérieure de chaque colonne. Entrez vos données de listes de diffusion dans le modèle Excel vous venez de créer. Entrez un nouveau contact sur chaque nouvelle ligne .
Divisé Noms complets dans les noms et prénoms
Si vos données originales de la liste de diffusion ne contient qu'une seule colonne de nom, comme " Nom complet ", mais vous avez besoin de ces données réparties sur "Prénom" et colonnes " Nom de famille ", vous pouvez utiliser la fonction " Convertir le texte en colonnes" assistant. Mettre en évidence toute la colonne contenant les noms complets en cliquant sur la lettre en haut de cette colonne , tels que " A. " Cliquez sur "Data " et choisissez " texte en colonnes . " Suivez les instructions de l'assistant . Renommer les titres des deux colonnes du résultat " First Name" et "Last Name ".
Export CSV
Certains logiciels de listes de diffusion et les entreprises demandent des listes de diffusion en un ( comma separated values ) au format CSV . Enregistrer votre feuille de calcul Excel au format CSV en cliquant sur " Enregistrer sous " dans le menu du bouton Office ( ou dans le menu "Fichier" dans Excel 2003 ou plus tôt) . Choisissez " valeurs séparées par des virgules (* . Csv) " dans le " Save as type" menu déroulant , puis cliquez sur "Enregistrer".
Utiliser le publipostage dans Microsoft Word
< p> Créez un nouveau document Microsoft Word ou ouvrir l'enveloppe ou la lettre existant dans lequel vous souhaitez insérer des informations de diffusion à partir d'Excel . Sélectionnez l'onglet " Publipostage " et cliquez sur "Démarrer publipostage . " Choisissez " Step by Step Mail Merge Wizard. " Cliquez sur le bouton " Sélectionner les destinataires " et choisissez " Utiliser la liste existante . " Double-cliquez sur la feuille de calcul Excel que vous avez créé plus tôt . Suivez les instructions de l'assistant pour insérer et formater chaque champ à partir du modèle Excel dans votre document de fusion et publipostage de Word.
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