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systèmes de gestion de documents sont des systèmes électroniques qui sont conçus pour gérer, stocker, distribuer et archiver des documents . Ces systèmes sont courants dans les entreprises et les systèmes éducatifs et d'agir comme des classeurs numériques. Systèmes de gestion de documents sont également connus comme des «systèmes de gestion de contenu " , car ils peuvent enregistrer de l'audio , de la vidéo et d'autres types de médias , en plus de documents. Photos, illustrations et systèmes de gestion de documents de l'espace physique stockent souvent des informations sur les serveurs et autres systèmes informatiques puissants . Ces espaces de stockage électronique prennent souvent moins de place que leur contrepartie physique .
Archivage numérique
systèmes de gestion de documents permettre le stockage des documents eux-mêmes et aussi pour les versions antérieures . Cela peut aider les révisions de piste à travers le temps et offre un avantage supplémentaire d'être en mesure de revenir à des documents plus anciens . Toutefois, si cette information n'est pas organisée et stockée correctement , il pourrait y avoir trop de documents et les versions disponibles , ce qui provoque un problème de surcharge d'information pour les utilisateurs.
Centralisée Situation < br > Les systèmes de gestion de documents sont un emplacement de stockage centralisé où de nombreux utilisateurs peuvent accéder à la plus récente et jusqu'à la date du document depuis un emplacement central . Cette facilité d'accès aux documents soutient la collaboration entre de nombreux utilisateurs. L'emplacement centralisé des documents favorise également la distribution facile de documents pour les utilisateurs. Cependant , le stockage électronique de documents numériques dans un seul emplacement peut poser un risque de sécurité supplémentaire à moins que la sécurité supplémentaire est ajouté pour protéger le système électronique.
Supplémentaires Utilitaires Outils
électronique le stockage et la gestion des documents dans un système de gestion électronique de documents pour des outils permet d'utilité pour fournir des fonctionnalités supplémentaires qui ne sont pas disponibles dans leur contrepartie physique . Recherche dans des documents électroniques est plus facile que de chercher chaque document à la main. Cependant, bon nombre de ces outils peut être inutile et peut avoir un coût supérieur à la valeur pour les entreprises.
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