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Le publipostage est un moyen d'envoyer tous les contacts dans une liste de diffusion de la même correspondance. Une caractéristique d'un publipostage est la possibilité de personnaliser chaque lettre. Par exemple, si vous envoyez une lettre d'affaires , et préférez -il pas être adressée à «Monsieur », le programme permet d'insérer dans chaque lettre du nom du destinataire, ou des informations quel que soit unique que vous avez enregistré dans la liste de diffusion . Un publipostage peut être utilisée pour répondre à lettres, enveloppes, cartes postales et les étiquettes. La plupart des traitements de texte ont une fonction de publipostage . L'exemple suivant montre comment mettre en place un publipostage dans Microsoft Word, et alors que la procédure d'un autre traitement de texte sera différent , il peut être similaire. Instructions
1 créer le document que vous souhaitez envoyer aux destinataires de votre liste de diffusion . Utiliser un traitement de texte .
2 Cliquez sur « Outils », « lettres et envoi" et " Mail Merge Wizard" si vous utilisez Microsoft Word.
3 < p> Choisissez le type de document que vous préparez et vérifiez celui qui convient dans le menu en haut à droite de l'écran. Dans notre exemple, "Lettres " est cochée. Après avoir fait le choix , cliquez sur le lien au côté inférieur droit de la page, qui dit "Suivant" pour passer à l' étape suivante.
4 Sélectionner le document de départ, en vérifiant votre approprié choix dans le coin supérieur droit de l'écran. Pour l'exemple " Utiliser le document actuel " est cochée . Cliquez sur " Suivant" au côté inférieur droit de la page pour passer à l' étape suivante.
5 Choisissez la liste de diffusion à laquelle vous prévoyez d'utiliser. Vous avez le choix d'utiliser une liste existante, une liste dans Outlook ou créer une nouvelle liste. Pour l' exemple, une nouvelle liste sera créée.
6 Remplissez le formulaire d'adresse pour la première personne sur votre liste d'envoi . Il n'est pas nécessaire de remplir tous les vides. Remplissez ce dont vous avez besoin ou envie. Cliquez sur " Nouvelle entrée" pour ajouter le destinataire suivant.
7 Continuez à ajouter des informations pour les destinataires à la liste de diffusion . Chaque fois que vous souhaitez ajouter un nouveau, cliquez sur "Nouvelle entrée ". Lorsque vous avez terminé , cliquez sur «Fermer ».
8 Enregistrer la liste de diffusion en nommant le fichier dans la fenêtre qui s'ouvre. Notez l'endroit où le fichier est enregistré sur votre ordinateur . La prochaine fois que vous faites un publipostage à l'aide de cette liste , la liste de diffusion sera déjà créé.
9 Modifier la liste d'envoi si nécessaire en cliquant sur « Modifier la liste des destinataires. "
10 passer à l'étape suivante en cliquant sur "Suivant" dans le coin inférieur droit de l' écran .
11 Ajouter des informations destinataire individuel en choisissant dans le menu en haut à droite . Pour ajouter le bloc d'adresse , cliquez sur « Bloc d'adresse ».
12 personnaliser la manière dont votre adresse examinera en choisissant les options dans le menu qui s'ouvre .
13 place le zone d'adresse en cliquant sur "OK" dans le menu de la boîte d'insertion d'adresses. L'adresse apparaîtra chaque fois que le curseur est placé dans le document.
14 Aperçu de vos lettres en cliquant sur " Aperçu de vos lettres " lien.
15 Faites défiler la lettres en cliquant sur les flèches avant et arrière en dessous " Aperçu de vos lettres . "
16 Remplissez le publipostage en cliquant sur le "Complete le publipostage " lien.
17 Imprimer les lettres en cliquant sur le lien "Imprimer" .
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