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lettres types deviennent plus personnalisée lorsque vous utilisez le courrier de Microsoft Word 2007 de fusionner . Pour mettre en place un publipostage dans Word, vous avez besoin de deux documents : une lettre de formulaire avec des champs et une source de données avec des informations individualisées . Dans la lettre de forme de base, vous pouvez ajouter des champs pour le nom, entreprise du destinataire et l'adresse e-mail . Les champs seront remplis par les informations de la source de données , de sorte que votre lettre type est adapté à chaque destinataire. Instructions
1 Ouvrez Word et un nouveau document . Cliquez sur l'onglet " Publipostage ", puis cliquez sur "Démarrer Publipostage" dans le Mail groupe Démarrer la fusion .
2 Cliquez sur le type de courrier type de fusion désirée. Par exemple, pour créer une lettre type unique d'individualiser , cliquez sur " Lettres ".
3 Cliquez sur " Sélectionner les destinataires " dans le menu Démarrer Courrier Fusionner le groupe dans l'onglet Publipostage . Vous pouvez créer votre propre liste de destinataires , utilisez une liste existante dans un tableur ou utiliser une liste de contact Outlook . Si vous cliquez sur " Taper une nouvelle liste », la boîte de dialogue Nouvelle liste d'adresses apparaît . Entrez les noms et adresses des destinataires dans une liste de sources de données . Cliquez sur «OK» lorsque vous avez terminé. Donnez un nom au fichier et cliquez sur "Enregistrer".
4 Plan de votre publipostage forme , comme une lettre ou une enveloppe , avec des champs d'information variable, comme les noms et les titres. University of Wisconsin -Eau Claire suggère d'utiliser des champs préformatés de mot comme « Bloc d'adresse » et « Ligne de salutation " pour créer la lettre. Formater une lettre type en créant un document vierge et entrez les informations de votre entreprise au sommet. Ajoutez le nom et l'adresse du destinataire en cliquant sur l'onglet " Publipostage ", puis cliquez sur " Bloc d'adresse » dans l' écriture et d'insertion groupe de champs. Dans la boîte de dialogue du bloc d'adresse Insertion, choisir des options dans les champs affichés , tels que la façon d'insérer le format du nom du destinataire. Cliquez sur «OK» lorsque vous avez terminé . Ajoutez la ligne de salutation en cliquant sur " Ligne de salutation " dans les champs écriture et d'insertion . Choisissez les options de la boîte de dialogue "Insérer voeux de ligne" , comme l'utilisation de " Cher " ou " A" de la salutation . Faites vos choix et cliquez sur " OK".
5 continuer à taper votre lettre. Si vous souhaitez ajouter d'autres champs à personnaliser davantage la lettre de formulaire, cliquez sur "Insérer champ de fusion " dans le menu déroulant de l'onglet Publipostage , puis sélectionnez le type de champ que vous souhaitez utiliser - par exemple, « Prénom ».
6 Cliquez sur le bouton «Microsoft Office» , puis cliquez sur "Enregistrer". Donnez un nom au fichier dans le champ " Nom de fichier" , puis cliquez sur "Enregistrer".
7 résultats de l'aperçu en cliquant sur l'onglet " Publipostage " , puis cliquez sur " Aperçu des résultats " dans les Aperçu des résultats groupe . Vous serez en mesure de prévisualiser le premier destinataire dans votre liste de données. Apporter des corrections à la lettre ou de la liste de données et enregistrer vos modifications.
8 fusionner vos documents ensemble en cliquant sur l'onglet " Publipostage ", puis cliquez sur " Terminer et fusionner . " Vous pouvez choisir de modifier les lettres individualisées , imprimer les documents ou les envoyer comme message à votre liste de destinataires .
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