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En utilisant les données de votre base de données Access dans Microsoft Word gagner du temps. Au lieu de retaper le contenu de votre table d'accès ( en format Word ) , vous pouvez utiliser le courrier de fusion Word pour personnaliser documents pour les envois de masse. Avant de vous fusionnez vos champs d'accès à Word, vous devez créer la base de données Access et le tableau dont vous avez besoin . Création de votre document à l'avance peut vous faire gagner du temps . Les instructions ci-dessous s'appliquent à la fusion d'un document Word existant avec les domaines d'accès . Vous pouvez toutefois utiliser un document vierge et créer pendant le publipostage . Instructions
1 Ouvrez le document que vous souhaitez fusionner dans Microsoft Word.
2 Sélectionnez « Outils », « Lettres et publipostage " et "Publipostage " de la barre d'outils . Dans le volet Office Fusion et publipostage , sélectionnez le type de document sur lequel vous travaillez lettres , e-mails , des enveloppes , des étiquettes ou un répertoire. Puis cliquez sur «Suivant : Document de base . "
3 Choisissez l'option « Utiliser le document actuel ", puis cliquez sur "Suivant : . Sélection des destinataires "
4 Choisissez «Utiliser une liste existante " et cliquez sur "Parcourir ". Dans le "Select source de données " fenêtre , recherchez la base de données Access que vous souhaitez utiliser et double -cliquez dessus. La boîte de dialogue "Sélection du tableau " s'ouvre.
5 Choisissez la table qui contient les champs d'accès que vous souhaitez fusionner et double- cliquez dessus.
6 Sélectionnez l' destinataires que vous avez besoin ou appuyez sur "OK" pour accepter toutes. Cliquez sur "Suivant : Écriture de votre lettre » pour procéder
7 Placez votre curseur dans votre document où les champs d'accès seront insérés . . Puis choisissez " Plus d'articles ..." pour intégrer les champs dans votre document Word.
8 Choisissez vos champs individuellement , double -cliquez sur chacun (ou cliquez sur "Insérer" ) , puis répéter jusqu'à ce que tous les champs vous avez besoin sont ajoutés . Appuyez sur "Fermer".
9 revenir à votre document Word et ajouter un espace entre vos champs ou utilisez la touche "Entrée" pour formater votre document jusqu'à ce que les champs apparaissent là où vous le souhaitez sur la page.
10 retour à la "Publipostage " volet des tâches et cliquez sur "Suivant : . Aperçu de vos lettres "
11 Choisissez "Next : Fin de la fusion ", puis " Modifier les lettres individuelles ...» Dans la « Fusionner vers un nouveau document " boîte de dialogue , choisissez "Tout" et appuyez sur " OK. " les champs d'accès seront fusionnées avec votre document Word.
12 Save the documents nouvellement fusionnée.
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