|
Pour utiliser une base de données dans Microsoft Word, vous pouvez utiliser le publipostage métrage de Word, qui vous guide à travers un processus qui peut extraire des données sous forme lettres d'une variété de sources de données. Ou vous pouvez créer des tables de base de données dans Word lui-même. Choses que vous devez
Microsoft Word
Microsoft Access ou l'application base de données similaire
Voir Plus Instructions
1 Ouvrez Word et commencent à créer une lettre type pour une utilisation dans le courrier de Word fonctionnalité de fusion : cliquez sur "Outils", publipostage, " " Start publipostage », puis « Étape par étape courrier assistant de fusion . "
2 Ouvrez Microsoft Access ( ou une autre application qui permet de créer des tableaux de données , par exemple Excel) et de créer un tableau avec les données suivantes . Tapez la première ligne qui suit comme en-tête de la table :
fname , lname , ville, stateJohn , Smith, Jonestown , NYBetty , Crocker, Smithville , MA
Enregistrer les données d'échantillon avec le nom du fichier " ; . mydata "
3 Return to Word et sélectionnez l'option« lettres »dans la fenêtre de fusion de courrier. Cliquez sur le lien « Document de base " au bas de cette fenêtre , puis " Utiliser le document actuel " à la " Sélection du document de départ " prompt .
4 Choisissez «Utiliser une liste existante " , à la " Sélection des destinataires " invite, puis cliquez sur le bouton " Parcourir". Sélectionnez la table " mydata " vous avez créé précédemment en utilisant la boîte de dialogue "Sélectionner la source de données ", puis sur "Ouvrir". Appuyez sur " OK" dans la " Destinataires du publipostage " boîte de dialogue pour importer toutes les lignes de données.
5 Cliquez sur le lien " Donnez votre lettre » dans la fenêtre de fusion et publipostage , puis collez le modèle de lettre ci-dessous dans le document:
Pour : « FNAME », « lname » « ville », « état » Cher « FNAME » : vous remercions pour l'achat de notre société . J'espère que vous et vos voisins en « ville » Profitez de la product.Regards , la grande entreprise
6 Remplacez chacun des mots dans la lettre de l'échantillon qui sont entourées par la "<<" et caractères ">>" , avec le code de champ de fusion correspondant : pour "<< >> FNAME », par exemple , sélectionner le complète "<< >> FNAME " ; " . nom» du texte, puis appuyez sur "Insérer champ de fusion », à la barre d'outils de Word, puis en cliquant sur
7 appuyez sur le mail " Aperçu de vos lettres " de la fenêtre lien après fusion insérant tous les champs de fusion . Appuyez sur la touche ">>" boutons dans la fenêtre de fusion "<<" et de voir la façon dont Word a remplacé chacun des codes de fusion que vous avez insérés avec les données de la table de base de données . Imprimer ou enregistrer le document qui en résulte .
8 Vous pouvez également créer une base de données dans Word pour une utilisation dans une autre application. Collez les données de l'échantillon de l'étape 2 dans un nouveau document Word. Enregistrez le document comme « WordDatabase.csv ", et choisissez l'option " texte brut " dans le " Save as type" zone de liste déroulante .
9 Ouvrez Microsoft Access et sélectionnez " ; données externes », suivi de" fichier texte " Sélectionnez le fichier Word que vous venez de créer dans la boîte de dialogue" données externes " dans Access. . Cliquez sur le " ... nouvelle table ... " dans cette boîte de dialogue .
10 Continuer à travers la boîte de dialogue en appuyant sur "Suivant" jusqu'à ce que vous voyez à l'écran contenant le texte " ; . première ligne contient le nom de domaine " Cochez la case à côté de ce texte, puis appuyez sur « Terminer », puis « Fermer »pour terminer l'importation des données. Notez que l'accès a créé un nouveau tableau qui reproduit votre tableau Word . Utilisez cette table comme vous le feriez pour n'importe quel type de table dans Access : pour les requêtes , à relier à d'autres données sur les clients , ou pour fusion et publipostage Word , par exemple
.
|
