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Microsoft Access est le logiciel de base de données livré avec la suite Microsoft Office . Les employeurs utilisent couramment accès à la tenue de registres d'emploi , car il fournit une interface point -and-click de gestion de base de données. Pour garder une trace des dossiers de formation avec Access, créer une table pour le dossier de l' employé et une table séparée pour les codes de formation. Connectez-vous à la base de données et mettre à jour les dossiers de formation avec des formes d'accès chaque fois qu'un employé effectue un nouveau module de formation . Sauvegardez les dossiers des employés régulièrement afin de s'assurer que l'information n'est pas perdue . Instructions
1 Lancement Microsoft Access. Cliquez sur " Démarrer", " Tous les programmes", " Microsoft Office Suite ", " accès".
2 Créer une base de données des dossiers de formation. Cliquez sur l'icône "Nouveau" dans la barre d'outils . Cliquez sur " Base de données vide . " Accédez à n'importe quel endroit et donne la base de données un nom, puis cliquez sur "Créer".
3 Création de la table des employés. Cliquez sur " Objet ", " tableau ", " Nouveau". " Table wizard ". Double-cliquez sur Suivez les instructions de l'assistant de table pour créer une table avec le nom de « employé ». Donner la table les domaines suivants:
" employee_key , employee_name , training_keys " où le employee_key est un entier, le employee_name est de 40 caractères et les training_keys sont texte
Les touches de formation seront un . série de nombres entiers , mais il sera étiquetage texte fournir la pièce presque illimitée pour de multiples touches de formation. Si les dossiers de formation ne sont que des niveaux , par exemple , les employés ont des niveaux de formation 1 à 5, la clé de la formation peut être un entier.
4 créer la table de formation. Cliquez sur " Objet ", " tableau ", " Nouveau". " Table wizard ". Double-cliquez sur Suivez les instructions de l'assistant de table pour créer une table avec le nom
Donner la table les champs suivants «formation». :
" Training_key », « training_name », « training_summary " où training_key est un entier, training_name est de 40 caractères et training_summary est du texte.
5 créer un formulaire pour ajouter des employés à la table des employés. Cliquez sur « Objets », « Formulaires », « Nouveau». L'assistant de forme va se lancer. Donnez un nom au formulaire , par exemple , " ajouter des employés . " Suivez les instructions de l'assistant . Lorsque l' assistant vous invite à une table , sélectionnez la table " employé " . Soit la forme sélectionner automatiquement " employee_key . " Utilisez l'assistant pour créer des champs de formulaire pour le nom et la formation des employés . Cette méthode vous permet de saisir les dossiers de formation des employés lorsque vous ajoutez d'abord à l'employé de la base de données .
6 Créer un formulaire pour ajouter des formations à la table de la formation. Cliquez sur « Objets », « Formulaires », « Nouveau». L'assistant de forme va se lancer. Donnez un nom au formulaire , par exemple , "ajouter formation. " Suivez les instructions données par l'assistant. Lorsque l' assistant vous invite à une table , sélectionnez la table de «formation» . Soit la forme sélectionner automatiquement " training_key . " Utilisez l'assistant pour créer des champs de formulaire pour le training_name et training_summary .
7 Créer un formulaire pour ajouter des formations à la fiche de l'employé . Cliquez sur « Objets », « Formulaires », « Nouveau». L'assistant de forme va se lancer. Donnez un nom au formulaire , par exemple , "ajouter formation. " Suivez les instructions de l'assistant . Lorsque l' assistant vous invite à une table , sélectionnez la table «formation» et le tableau «emploi» . Utilisez l'assistant pour créer un champ de formulaire pour modifier les training_keys dans le tableau de l'emploi, mais seulement permettre des touches qui sont représentés dans le tableau de formation.
8 enregistrer tous les paramètres de base de données . Cliquez sur " Fichier", " Enregistrer".
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