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Vous devez comprendre le concept de comptabilité à double entrée pour comprendre les comptes de dépenses QuickBooks . Chaque transaction que vous entrez dans QuickBooks affecte deux comptes différents , y compris un compte de dépenses . Vous devez aussi comprendre les types de dépenses que vous entrerez . QuickBooks a plusieurs types de comptes de dépenses qui sont générés automatiquement lorsque vous commencez à créer votre fichier de compagnie . Ceux-ci se trouvent dans le plan comptable. Instructions de comptes de dépenses
et comptabilité à double entrée
1 ouvrir le fichier de compagnie QuickBooks en cliquant sur l'icône QuickBooks sur votre bureau. Entrez le nom d'utilisateur et mot de passe que vous avez choisi quand vous avez installé le logiciel. L'écran « Accueil » s'ouvre. Cliquez sur l'option "Listes" dans le menu supérieur .
2 faire défiler les " listes " à la touche " plan comptable " et cliquez dessus. Le plan comptable est organisée avec les comptes d'actifs au sommet, y compris les comptes bancaires, les créances et actifs courants . Le milieu de la liste comprend les cartes de crédit, comptes de passif et de capitaux propres. Le bas de la liste comprend les comptes de revenu , le coût des marchandises vendues et les comptes de dépenses . Chaque transaction que vous effectuez aura une incidence sur deux comptes différents . Le paiement d'une facture d' assurance , par exemple, va augmenter le compte de dépenses « d'assurance» par le montant payé et diminuera le solde du compte bancaire du même montant . C'est ce qu'on appelle la comptabilité à double entrée et la bonne exécution de cette méthode conduit à un bilan précis
3 Saisissez une transaction de pratique - . Un paiement de l'échantillon d'une facture d'électricité - à voir comment les deux œuvres entrée comptables. Ouvrez le registre de contrôle en cliquant sur le compte bancaire que vous avez créé lors de l'installation du logiciel. Entrez "Utilitaires" sur la ligne de compte , qui est situé en dessous du seuil bénéficiaire. Tapez un montant qui est facile à retenir , tels que 222.22 $ , dans la colonne de quantité et cliquez sur le bouton "Enregistrer " .
4 Cliquez sur le bouton «Rapports» , faites défiler jusqu'à la "Société & financier " section , puis ouvrez le " Profit et rapport de perte " . Cliquez sur le " Profit and Loss Standard» rapport . Le "Utilities" compte de dépenses aura la transaction 222,22 $ comptabilisés en paiement et le même montant sera dans la transaction bancaire comme un retrait .
Comprendre dépenses sous-comptes
5 Ouvrez le plan comptable à nouveau et faire défiler les différents comptes de dépenses qui ont été créés automatiquement par QuickBooks. Vous pouvez supprimer un des comptes de dépenses qui ne se rapportent pas à votre entreprise ou en ajouter de nouveaux . Notez que certains des comptes de dépenses posséder un compte parent et certains ont sous-comptes ci-dessous ceux qui sont en retrait .
6 Créer un sous-compte pour une catégorie de dépense . Vous devez comprendre les sous-comptes pour les dépenses à faire. Le compte "Utilities" peut agir comme un parent et avoir des sous- comptes pour "L'eau ", "Electric" ou " gaz" . Ces sous-comptes peuvent vous aider à garder une trace des augmentations de recettes ou une diminution dans des domaines spécifiques . Maintenez la touche " Ctrl" et "N" vers le bas avec le plan de comptes ouverts. Le «Nouveau Ajouter un compte " fenêtre va s'ouvrir.
7 Choisissez " frais " comme type de compte . Entrez le mot « électricité» dans le champ Nom du compte. Cliquez au centre de la case " Faire sous-compte du . " Cliquez sur la case de défilement et faire défiler vers le bas pour localiser le compte de dépenses "Utilitaires" , puis cliquez dessus.
Vous pouvez créer un sous-compte pour un compte de dépenses qui a de multiples dépenses au titre de la même catégorie générale . Autres charges qui fonctionneraient avec des sous-comptes incluent « Automobile », qui pourrait avoir des sous- comptes tels que « assurance », « Licence et droits » et « carburant ».
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