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doublons peuvent entraîner des imprécisions dans les rapports et les paiements en trop incorrectes à vos fournisseurs . Si votre fournisseur rattrape l'erreur , elle doit passer du temps à communiquer l'erreur et vous devez passer du temps à corriger l'erreur . Méthodes comptables conformes combinés avec QuickBooks capacité à détecter les doublons et d'alerter l'utilisateur peut éliminer les désagréments causés par les doublons. Non Numéro de référence saisie sur les factures
La principale cause d'entrées de factures en double néglige d'entrer dans le projet d'identification ou numéro de facture sur le " N ° Réf. " ligne dans la fenêtre "Entrer loi» au QuickBooks. L' " . No. Réf " ligne est ce que QuickBooks vérifie la présence de doublons . QuickBooks vous alertera si vous entrez le même nombre sur cette ligne pendant deux factures pour le même fournisseur .
Stamping " Entrée " sur n'importe quel document papier après avoir entré les informations de celle-ci dans QuickBooks est un moyen simple de s'assurer que vous ne tenterez pas d' entrer les informations dans QuickBooks deux fois .
incohérentes Numéros de référence
objectif principal de la saisie d'un numéro de référence dans QuickBooks pour chaque projet de loi est de déclencher l' double avertissement lorsque vous entrez une facture en double. Cela n'arrivera pas si vous entrez les numéros de référence de manière incohérente . Lorsque vous entrez dans un projet de loi qui ne contient pas un numéro de référence ou de la facture , vous devez être cohérent dans la façon dont vous créez le numéro de référence de ce projet de loi . Une pratique courante est d'utiliser la date de la facture. Le format de la date doit être cohérente . Par exemple, si vous utilisez deux chiffres pour l'année, ne jamais utiliser quatre chiffres pour l'année dans le " N ° Réf. " champ . Pour plusieurs factures avec la même date, ajoutez une lettre à la date et notez le numéro que vous avez créé pour le projet de loi sur la copie papier de la facture.
Fautes d'orthographe
< br > Si vous avez mal orthographié une entreprise ou nom du client lorsque vous entrez un nouveau compte, vous ne pouvez pas trouver son compte la prochaine fois que vous avez besoin pour créer une transaction pour elle. Vous créerez ensuite involontairement un compte double pour le client ou entreprise.
Entreprises utilisant un DBA ou DBA Multiple
: Entreprises qui utilisent DBA ( faisant affaire sous ) les noms sont différents du nom de la société peuvent causer comptabilité confusion. Sans communication claire, vous pouvez créer un compte en utilisant le nom de l'entreprise et un compte en double en utilisant le dba de l'entreprise nom . La pratique courante est de nommer le compte en utilisant le nom de la société . Faire cela permettra d'éviter systématiquement vos création de comptes multiples pour une seule entreprise. Le " Nom du client " et " Bill » à adresser sont tous des champs distincts dans l'écran "Modifier la clientèle» . Vous pouvez utiliser le nom de la société pour le nom de compte et continuent d'envoyer la facture en utilisant un nom DBA.
Normes incohérentes lors de la saisie des noms de compte
Lors de la saisie de comptes clients , utilisez une méthode uniforme de la saisie des noms d'entreprises et de particuliers pour s'assurer que vous ne serez pas créer des comptes en double. Pour les noms des clients, décider de saisir de manière cohérente soit prénom ou nom de famille d'abord et décider d'inclure initiales moyennes. Pour les noms de société , décider d'une norme uniforme pour la saisie des noms. Une méthode qui peut éviter les doublons est d'entrer les noms de société , tels qu'ils apparaissent sur toute correspondance avec en-tête que vous recevez de la société .
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