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L'externalisation dans l'ERP (Enterprise Resource Planning) fait référence à la pratique consistant à sous-traiter tout ou partie des fonctions liées à l'ERP d'une organisation à un fournisseur tiers. Cela peut englober différents aspects, notamment :
Ce qui peut être externalisé :
* Mise en œuvre d'un ERP : Embaucher un fournisseur pour gérer l’ensemble du processus de sélection, d’installation, de configuration et de test du système ERP. Il s’agit souvent d’une entreprise importante nécessitant une expertise spécialisée.
* Support et maintenance ERP : Externalisation de la maintenance continue, des mises à jour, des corrections de bugs et du support technique du système ERP. Cela peut inclure la surveillance du système, l’application de correctifs de sécurité et l’optimisation des performances.
* Hébergement ERP : Laisser un fournisseur tiers héberger le système ERP dans son centre de données (cloud ou sur site). Cela décharge l'organisation de la responsabilité de la gestion des serveurs, de l'infrastructure réseau et des sauvegardes de données.
* Gestion des applications ERP : Cela inclut la gestion des opérations quotidiennes des applications ERP, la garantie de performances optimales et la modification de la configuration si nécessaire.
* Développement et personnalisation d'ERP : Externalisation du développement de modules, de rapports ou d'intégrations personnalisés pour étendre les fonctionnalités du système ERP.
* Formation ERP : Embaucher un fournisseur pour former les employés à l'utilisation efficace du système ERP.
Types d'externalisation :
* Externalisation sur site : Le système ERP reste au sein de l'infrastructure de l'entreprise, mais la maintenance et le support sont assurés par un prestataire externe.
* Externalisation du cloud (SaaS) : L'ensemble du système ERP est hébergé par un fournisseur tiers dans le cloud. Il s’agit aujourd’hui de la forme d’externalisation la plus courante.
* Externalisation totale : L'ensemble du système ERP, y compris la mise en œuvre, la maintenance et le support, est géré par un fournisseur tiers.
* Externalisation partielle : Des fonctions ou modules ERP spécifiques sont externalisés, tandis que l'organisation conserve le contrôle sur d'autres aspects.
Raisons de l'externalisation de l'ERP :
* Économies de coûts : Réduit le besoin de personnel informatique interne, d’infrastructure et de licences logicielles.
* Accès à l'expertise : Tire parti des compétences spécialisées et de l’expérience des fournisseurs ERP externes.
* Évolutivité et flexibilité : Permet d’augmenter ou de réduire facilement les ressources en fonction des besoins de l’entreprise.
* Risque réduit : Transfère la responsabilité de la maintenance et de la sécurité du système au fournisseur.
* Mise en œuvre plus rapide : Les fournisseurs externes ont souvent des processus rationalisés et ont l’expérience de la mise en œuvre rapide de systèmes ERP.
* Concentration sur le cœur de métier : Libère les ressources internes pour se concentrer sur les activités principales de l'entreprise.
Inconvénients de l'externalisation de l'ERP :
* Perte de contrôle : Contrôle moins direct sur le système ERP et sa gestion.
* Verrouillage du fournisseur : Difficulté à changer de fournisseur à l'avenir.
* Problèmes de sécurité : Recours à un fournisseur tiers pour la sécurité des données.
* Défis de communication : Possibilité de ruptures de communication entre l'organisation et le fournisseur.
* Coûts cachés : Des coûts inattendus peuvent survenir.
En conclusion, l’externalisation d’un ERP offre des avantages significatifs en termes de coût, d’expertise et de flexibilité. Cependant, les organisations doivent soigneusement peser les avantages et les inconvénients avant de prendre une décision. Choisir le bon fournisseur et établir des accords de niveau de service clairs sont cruciaux pour un accord d’externalisation réussi.
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