Comment configurer l'absence du bureau dans Outlook

La configuration d'un message d'absence du bureau, également appelé réponses automatiques, dans Microsoft Outlook vous permet d'informer les destinataires que vous serez absent et que vous ne pourrez pas répondre rapidement aux e-mails. Voici un guide étape par étape pour vous aider à configurer un message d'absence du bureau dans Outlook :

Étape 1 :Ouvrez Microsoft Outlook

- Lancez Microsoft Outlook sur votre ordinateur ou accédez à Outlook via le navigateur Web.

Étape 2 :Cliquez sur l'onglet "Fichier"

- Dans le coin supérieur gauche de la fenêtre Outlook, cliquez sur l'onglet "Fichier".

Étape 3 :Sélectionnez "Réponses automatiques (Absent du bureau)"

- Dans la section « Info » sur le côté gauche de l'onglet « Fichier », cliquez sur « Réponses automatiques (absence du bureau). »

Étape 4 :Activer les réponses automatiques

- Une nouvelle fenêtre intitulée « Réponses automatiques » apparaîtra. Dans la section "Réponses automatiques", sélectionnez "Envoyer des réponses automatiques".

Étape 5 : Définir la plage de dates (facultatif)

- Si vous souhaitez spécifier une plage de dates spécifique pendant laquelle vous serez absent du bureau, cliquez sur le bouton "Définir la date et l'heure d'envoi". Vous pouvez définir une date de début, une date de fin et une heure.

Étape 6 :Rédigez votre message d'absence du bureau

- Dans la section « Message de réponse automatique », saisissez votre message d'absence du bureau. Vous pouvez inclure des informations sur la date de votre retour, la manière dont vous pouvez être contacté en cas d'urgence et d'autres coordonnées si nécessaire.

Étape 7 :Personnalisez votre message (facultatif)

- Vous pouvez utiliser les options de formatage fournies pour modifier la police, la couleur et la taille de votre message. Vous pouvez également ajouter des hyperliens ou insérer des images si nécessaire.

Étape 8 :Prévisualisez votre message

- Cliquez sur le bouton « Aperçu » pour voir comment votre message d'absence du bureau apparaîtra aux destinataires.

Étape 9 :Sélectionnez Envoyer à des contacts extérieurs à votre organisation (facultatif)

- Si vous souhaitez envoyer votre message d'absence du bureau à des personnes extérieures à votre organisation, telles que des contacts externes, cochez la case « Envoyer des réponses automatiques aux expéditeurs extérieurs à mon organisation ».

Étape 10 :Enregistrez vos paramètres

- Après avoir rédigé et personnalisé votre message d'absence, cliquez sur le bouton « OK » pour enregistrer vos paramètres.

Étape 11 :Message de confirmation

- Outlook affichera un message de confirmation indiquant que votre message d'absence du bureau a été configuré avec succès.

Étape 12 :Vérifier le statut d'absence du bureau

- Pour vérifier que votre message d'absence du bureau est actif, rédigez-vous un nouvel e-mail et envoyez-le. Vous devriez recevoir le message d'absence du bureau dans votre boîte de réception.

N'oubliez pas de désactiver votre message d'absence du bureau lorsque vous revenez d'une absence du bureau pour éviter d'envoyer des réponses automatiques inutilement. Vous pouvez le désactiver en suivant les mêmes étapes et en décochant l'option "Envoyer des réponses automatiques" dans la fenêtre "Réponses automatiques".