|
Adresser correctement un email implique plusieurs aspects clés :
1. Champ "À" :
* Destinataire(s) principal(s) : Mettez les adresses e-mail de la ou des personnes auxquelles vous vous adressez directement et attendez une réponse.
* Précision de l'adresse e-mail : Vérifiez à nouveau que la ou les adresses e-mail sont correctes. Une faute de frappe peut empêcher votre message d'atteindre le destinataire prévu.
* Un destinataire principal (si possible) : Si vous avez besoin d'informations auprès d'une personne spécifique, adresser l'e-mail uniquement à cette personne dans le champ « À » peut indiquer clairement qui doit agir.
2. Champ "Cc" (copie carbone) :
* À des fins informatives : Utilisez « Cc » pour les personnes qui doivent connaître le contenu de l'e-mail mais qui ne sont pas censées prendre des mesures directes. Ceci est souvent utilisé pour les superviseurs, les collègues ou les parties prenantes qui doivent rester au courant.
* Transparence : Il permet également au destinataire « À » de savoir qui d'autre est au courant de la communication.
* Utilisation appropriée : N'exagérez pas en Cc. N'incluez que les personnes qui ont réellement besoin d'être informées.
3. Champ "Cci" (copie carbone invisible) :
* Confidentialité : Utilisez « Cci » pour inclure des destinataires sans que les autres destinataires sachent qu'ils ont été inclus. Cela protège la confidentialité de leurs adresses e-mail.
* Grandes listes de diffusion : Il est souvent utilisé lors de l'envoi d'e-mails à un grand groupe de personnes (par exemple, une newsletter) pour empêcher que les adresses e-mail de chacun ne soient visibles les unes des autres.
* Attention : Utilisez Cci avec parcimonie. Une utilisation excessive peut créer l’impression d’être secret ou trompeur. Déterminez s'il est plus approprié et professionnel d'informer les destinataires « À » et « Cc » de toutes les parties.
4. Ligne d'objet :
* Clair et concis : La ligne d'objet doit résumer avec précision et brièvement l'objectif de l'e-mail. Cela aide le destinataire à prioriser et à retrouver facilement l'e-mail plus tard.
* Spécifique : Évitez les lignes d'objet vagues comme « Bonjour » ou « Question ». Utilisez plutôt quelque chose comme « Demande de renseignements sur la date limite du projet X » ou « Demande de réunion – [Date] – [Sujet] ».
* Mots clés : Utilisez des mots-clés pertinents qui facilitent la recherche ultérieure de l'e-mail.
* Urgence (à utiliser avec parcimonie) : Si l'e-mail est urgent, vous pouvez inclure « URGENT » ou « ACTION REQUISE » dans la ligne d'objet, mais uniquement si cela est réellement nécessaire. L’utilisation excessive des indicateurs d’urgence peut désensibiliser les destinataires.
* Considérations relatives aux réponses : Lorsque vous répondez à un e-mail, laissez la ligne d'objet d'origine intacte (ou ajoutez-la de manière appropriée) pour conserver le contexte.
5. Salutation/Salut :
* Formel :
* « Cher M./Mme/Dr. [Nom de famille] » (Le plus formel, surtout lorsque vous ne connaissez pas bien la personne ou que vous communiquez dans un cadre professionnel)
* "Cher [Prénom] [Nom]", (Légèrement moins formel)
* Semi-formel :
* « Cher [Prénom] » (Acceptable dans de nombreux contextes professionnels, surtout si vous avez déjà communiqué avec la personne)
* "Bonjour [Prénom]" (commun et généralement sûr)
* "Bonjour/après-midi/soir [Prénom]",
* Informel :
* "Bonjour [Prénom]" (approprié pour les collègues ou amis proches)
* "Hey [Prénom]" (Moins formel que "Salut")
* Quand vous ne connaissez pas le nom :
* « À qui de droit » (à utiliser en dernier recours ; essayez de trouver un nom si possible)
* « Chère équipe de [Nom du département] » (par exemple, « Chère équipe du service client »)
* Considérations générales :
* Faites correspondre la formalité de votre salutation à votre relation avec le destinataire et au ton général de votre e-mail.
* Si vous n'êtes pas sûr, optez pour la formalité.
* Faites attention aux normes culturelles – certaines cultures préfèrent les salutations plus formelles que d'autres.
6. Corps de l'e-mail :
* Objectif et ton : Soyez clair sur le but de votre e-mail dès le départ. Gardez un ton professionnel et respectueux.
* Concision : Gardez votre message concis et précis. Les gens sont occupés, alors respectez leur temps.
* Clarté : Utilisez un langage clair et simple. Évitez le jargon ou l’argot que le destinataire pourrait ne pas comprendre.
* Grammaire et orthographe : Relisez attentivement les fautes de grammaire et d’orthographe. Les erreurs peuvent vous faire paraître non professionnel.
* Formatage : Utilisez des sauts de paragraphe et des puces pour rendre votre e-mail plus facile à lire. Évitez d’utiliser des caractères gras, italiques ou soulignés excessifs.
* Appel à l'action : Si vous avez besoin que le destinataire fasse quelque chose, indiquez clairement ce que vous voulez qu'il fasse et quand.
* Pièces jointes : Si vous joignez des fichiers, mentionnez-les dans le corps de l'e-mail et assurez-vous qu'ils sont correctement nommés et formatés.
7. Clôture :
* Formel :
* "Sincèrement,"
* « Respectueusement » (à utiliser avec prudence, généralement réservé aux supérieurs ou aux demandes formelles)
* « Votre sincèrement » (plus courant en anglais britannique)
* Semi-formel :
* "Cordialement,"
* "Salutations,"
* "Cordialement,"
* "Meilleur,"
* Informel :
* "Merci" (si vous les remerciez pour quelque chose)
* « Cheers » (plus courant en anglais britannique)
* "Meilleurs vœux,"
* Signature : Incluez une signature électronique professionnelle avec votre nom, votre titre, votre entreprise et vos coordonnées. Cela évite au destinataire d’avoir à rechercher vos coordonnées.
Exemple d'e-mail bien adressé (formel) :
À : [email protected]
Cc : [email protected]
Sujet : Proposition de projet - Refonte du site Web
Cher M. Doe,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien.
Veuillez trouver ci-joint la proposition de projet pour la refonte du site Web. Cette proposition décrit la portée du projet, notre approche proposée et le calendrier estimé.
Nous apprécierions avoir l’occasion de discuter davantage de la proposition à votre convenance. Veuillez nous faire savoir si vous êtes disponible pour un bref appel la semaine prochaine.
Merci pour votre temps et votre considération.
Sincèrement,
[Votre nom]
[Votre titre]
[Votre entreprise]
[Votre numéro de téléphone]
[Votre adresse e-mail]
[Votre site Web (facultatif)]
Principaux points à retenir :
* Connaissez votre audience : Le niveau de formalité doit correspondre à votre relation avec le destinataire.
* Soyez professionnel : Même dans un cadre informel, gardez un ton professionnel.
* Soyez clair et concis : Allez droit au but rapidement et évitez les informations inutiles.
* Relisez attentivement : Les erreurs peuvent nuire à votre crédibilité.
* Pensez au point de vue du destinataire : Aidez-les à comprendre et à répondre facilement à votre e-mail.
* Considérez l'étiquette relative aux e-mails : Soyez attentif au comportement approprié de réponse à tous, en évitant les réponses en chaîne et en utilisant les réponses d'absence du bureau lorsque vous n'êtes pas disponible.
|
